Condominio

I mercoledì della privacy: l’affitto dell'appartamento condominiale e la relativa richiesta di informazioni

La valutazione su quali dati fornire va effettuata caso per caso stando anche sempre attenti a verificare la legittimazione di chi li richiede

di Carlo Pikler - Centro studi Privacy and Legal Advice

«Buongiorno amministratore, mi potrebbe far sapere se il nostro conduttore onora il contratto pagando i canoni locatizi e il condominio. Precisamente, posso avere la copia del contratto e dei pagamenti che ha effettuato?» Queste sono le classiche domande che l'amministratore riceve quando si trova ad amministrare un condominio con al suo interno un locale di proprietà condominiale che viene poi concesso in locazione a terzi soggetti.

Ma è lecito soddisfare ogni richiesta da parte del condòmino o di suo delegato oppure si possono fornire solo alcune informazioni? Mettere a disposizione dei singoli condòmini copia del contratto oppure le copie dei pagamenti ricevuti, significa infatti fornire informazioni di dati personali che il medesimo conduttore potrebbe non essere d'accordo a comunicare. Nel contratto troviamo come minimo i dati anagrafici dell'inquilino, le informazioni su eventuali conviventi o famigliari, ma potremo anche trovare degli allegati quali ad esempio il carico pendente o il casellario giudiziale; dai pagamenti, invece, si potrebbero rinvenire i dati relativi al conto corrente.

Il passaggio di comunicazioni
Il principio che deve regolare il passaggio di comunicazioni tra l'amministratore di condominio (che è in possesso di questi dati in virtù del ruolo che ricopre quale legale rappresentante pro tempore del condominio) e il singolo condomino, è sempre quello della “minimizzazione”, secondo il quale, ai sensi dell'articolo 5 del Gdpr, i dati debbano essere «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati». Quindi non devono essere trattati e nemmeno comunicati, dati che non siano necessari rispetto alla finalità per la quale vengono raccolti e trattati. Se questo è il principio cardine, occorre innanzitutto comprendere la finalità del trattamento.

In particolare, l'amministratore del condominio potrebbe, attraverso un previo deliberato assembleare, avere la necessità di trattare una serie di informazioni, perché risultano essere state annoverate tra quelle necessarie per poter selezionare il possibile conduttore (quali appunto il casellario e il carico pendente che si richiede siano “puliti”), oppure per rendere possibile l'ingresso di soggetti terzi rispetto all'intestatario del contratto nel medesimo appartamento (come i dati dei famigliari/conviventi). Tali informazioni però, sono e restano strettamente collegate alla finalità in base alla quale sono state fornite e non si vede il motivo perché l'amministratore possa comunicarle ai condòmini che ne facciano richiesta.

Non si può invocare la contitolarità
A nulla vale l'obiezione che i singoli condòmini sono contitolari del trattamento dati rispetto al condominio che è un ente di gestione privo di autonoma personalità giuridica. La contitolarità appare infatti invocabile in relazione alle attività strettamente connesse al ruolo del condominio nei confronti di terzi soggetti (si pensi ad esempio al rapporto con i fornitori del condominio, dei creditori o nei confronti del Garante stesso).La finalità che invece può invocare il singolo condomino per richiedere informazioni in relazione al conduttore condominiale deve essere strettamente collegata ad interessi personali del medesimo.Primo tra tutti è quello di natura economica.

Il proprietario dell'appartamento è senz'altro interessato a che venga onorato il pagamento del canone di locazione e gli oneri accessori previsti nel contratto. Lo è al punto tale che potrebbe anche agire con azione diretta nei confronti del conduttore per ottenere la sua quota parte. Legittima è quindi la richiesta fatta per sapere se l'affitto viene regolarmente pagato e per avere l'estratto conto aggiornato. Questo però non significa che l'amministratore debba trasmettere anche la copia integrale del contratto o la copia dei versamenti effettuati dall'inquilino dai quali si evincano anche ulteriori dati quali i riferimenti del conto corrente dal quale provengono i versamenti.

L’uso dei dati condominiali
A nulla vale neppure la considerazione che si tratta di dati di natura condominiale e che, pertanto, devono entrare nella disponibilità di ogni partecipante al condominio. La disponibilità di tali informazioni all'interno della documentazione condominiale e la legittimità all'uso delle stesse da parte dell'amministratore di condominio per finalità precise, non legittima infatti ulteriori trattamenti a favore di soggetti che, nel disporre di tali dati, non avrebbero alcun beneficio rispetto alle finalità che intendono perseguire, anche se questi soggetti sono pur sempre aventi diritto nel contesto condominiale.

La richiesta del condomino che si ritenga danneggiato
Ancora diverso sarebbe il caso della richiesta laddove pervenga dal singolo condomino che lamenta l'ingresso continuo nel condominio di soggetti non autorizzati che presuntivamente dimorano nell'appartamento condominiale affittato. In tali circostanze, la domanda volta a comprendere se vi sono ulteriori famigliari o conviventi autorizzati a dimorare nell'appartamento locato appare pienamente legittima e deve trovare soddisfazione nella risposta, indicante che l'inquilino è autorizzato a dimorare assieme ad uno o più famigliari.

Ma una corretta risposta non deve però indicare le generalità degli stessi, dato che deve restare nella sola disponibilità dell'amministratore.Insomma, la valutazione su quali dati fornire deve essere effettuata di caso in caso, ragionando sempre in termini di accountability e di minimizzazione stando anche sempre attenti a verificare la legittimazione attiva di chi pone la domanda, andando ad analizzare eventuali deleghe o mandati laddove la richiesta venga inoltrata per il tramite di terzi soggetti, avvocati o procuratori che siano.

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