Esiste un termine per l’invio della copia del verbale di assemblea?

Il verbale di assemblea redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente deve essere trasmesso all'amministratore ed a tutti i condòmini, con le stesse formalità previste per la convocazioni. In sintesi è questa la regola prevista dall'articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice civile, per le assemblee svolte in videoconferenza, sebbene la stessa regola possa ritenersi applicabile, in via analogica, anche alle assemblee tenute in presenza.

In ogni caso è compito dell'amministratore inviare ai condòmini il verbale sottoscritto dal presidente, in quanto la tenuta del registro, nonché la trascrizione dei verbali delle assemblee nello stesso registro, è un'attività che gli viene demandata dall'articolo 1136 ultimo comma del Codice civile. Il problema, però, è che la legge non impone all'amministratore di rispettare un termine, per trasmettere la copia del verbale di assemblea.

Le conseguenze del ritardato invio
Di conseguenza, è possibile che l'inerzia dell'amministratore nella trasmissione del verbale possa generare incertezze circa le delibere verbalizzate, per il fatto che il ritardo o il mancato invio del verbale incide sulla decorrenza del termine, per impugnarle. Infatti, ai sensi della norma di cui all'articolo 1137 comma 2 del Codice civile, il termine di trenta giorni previsto per impugnare i vizi di annullabilità delle delibere decorre, per i presenti, dal giorno in cui si è tenuta l'assemblea, e per gli assenti dal giorno in cui gli stessi assenti ricevono comunicazione del verbale. Il fondamento di tale norma è proprio quello di assicurare certezza e stabilità nei rapporti condominiali (Cassazione, con la sentenza 9839 del 14 aprile 2021).

Tuttavia, la certezza dei rapporti condominiali viene meno se l'assente all'assemblea non dovesse ricevere comunicazione del verbale. Tant'è che in mancanza della prova della data della suddetta comunicazione non può dichiararsi la decadenza del diritto ad impugnare la delibera condominiale, da parte degli assenti, sebbene il mancato invio del verbale di assemblea non incida sulla validità della delibera (Corte di appello di Catania sentenza 411 del 17 febbraio 2020).

La necessità di invio in tempi brevi ed il rischio di revoca
Pertanto, nulla esclude che i rapporti condominiali potrebbero rimanere incerti, se i condòmini dovessero trovarsi nelle condizioni di poter impugnare, senza tempo, le delibere dell'assemblea, ottenendo, poi, l'annullamento dei relativi effetti. Per tali ragioni, anche in assenza di una norma di legge che prescrive i tempi di invio, è opportuno che i condòmini ricevano il verbale in tempi brevi, dopo lo svolgimento dell'assemblea. Sotto tale profilo, in effetti, è possibile imporre all'amministratore di rispettare un termine entro il quale inviare la copia del verbale agli assenti e volendo anche ai presenti all'assemblea.

Il rimedio da porre in essere consiste nel prevedere il termine di invio del verbale nell'ambito della stessa delibera assembleare, che nell'ipotesi non potrebbe essere disattesa dall'amministratore. Diversamente, la mancata esecuzione di deliberazioni dell'assemblea, ai sensi dell'articolo 1129 dodicesimo comma numero 2 del Codice civile, costituirebbe una “grave irregolarità” dell'amministratore, che potrebbe portare i condòmini interessati a richiederne, in modo legittimo, la revoca giudiziale.

Peraltro, la previsione di un termine per l'invio dei verbali potrebbe essere contenuta anche in un'unica delibera integrativa-modificativa del regolamento di condominio, che al pari delle altre delibere non potrebbe restare inosservato. L'amministratore, infatti, ai sensi dell'articolo 1130 del Codice civile, oltre a curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee dove sono annotate le deliberazioni da eseguire, deve curare anche l'osservanza del regolamento di condominio. Tuttavia, la copia del verbale non deve essere obbligatoriamente consegnata a margine della riunione, anche perché non esiste una norma che imponga ai condòmini di redigere, correggere e chiudere il verbale nel corso dell'assemblea.

La correzione del verbale
Al riguardo, la giurisprudenza ritiene, in modo univoco, che la redazione e l'eventuale correzione del verbale possa avvenire anche in un momento successivo alla chiusura della seduta, essendo lo stesso verbale un atto privato, che consiste nella narrazione dei fatti avvenuti in assemblea (per tutte Cassazione 6552/2015). In definitiva, nell'ambito delle assemblee svolte in videoconferenza, non sarebbe neanche pensabile di poter redigere seduta stante il verbale, per trasmetterlo contestualmente ai condòmini, salvo che il presidente e il segretario si trovino, con l'amministratore, in un luogo attrezzato, per sottoscrivere il verbale da scannerizzare e/o stampare ed inviare, ma soltanto via pec o tramite fax, che rappresentano le uniche modalità, tra quelle richiamate dall'articolo 66 disposizioni attuative Codice civile, per l'inoltro dell'avviso di convocazione, a poter essere applicate nell'immediato.