I documenti sul bilancio possono non essere allegati alla convocazione di assemblea che deve approvarlo

Nel convocare l'assemblea per approvare bilanci preventivi o consuntivi, l'amministratore non è tenuto ad allegare all'avviso anche i documenti inerenti quei bilanci. Del resto, ogni condomino può chiedere e ottenere con ampio anticipo tutti i carteggi necessari per poter partecipare in modo consapevole alla riunione. Quel che non può mancare, però, è un'organizzazione, anche minima, che permetta la visione e l'estrazione di copia dei documenti contabili.

E, in caso di lite, se l'amministratore non provi l'inesigibilità e l'incompatibilità della richiesta d'informativa che sia rimasta disattesa, scatterà l'annullabilità delle deliberazioni approvate sul punto per vizio di formazione della volontà assembleare. Lo ribadisce il Tribunale di Roma con sentenza 15223 del 19 ottobre 2022.

Sono i proprietari di alcune unità ad impugnare una delibera. Nonostante le reiterate richieste inviate all'amministratore, contestano, non avevano ricevuto i documenti contabili sullo stato patrimoniale in relazione a due annualità. Eppure, marcano, al gestore era stato conferito il compito di documentarlo. Per questa ragione, ed altre irregolarità, la delibera era invalida. Il condominio respinge le accuse. In particolare, circa l'omessa informativa, spiega, la richiesta risultava pienamente evasa mediante comunicazioni inviate ai proprietari esaustive dei documenti desiderati e contenenti le credenziali per accedere al sito on line dedicato alle visure.

In ogni caso, l'amministratore si era mostrato fin da subito disponibile alla consultazione presso il proprio studio. Il Tribunale, però, accoglie in parte la domanda: annulla alcuni punti della delibera e rigetta per il resto l'impugnazione. Nel deciderlo, si sofferma in via preliminare sulla censura sollevata dagli attori in merito alla violazione dell'obbligo di informazione basata sul fatto che le richieste di documenti contabili – oggetto dei deliberati – non sarebbero state compiutamente evase. In realtà, si ricorda, non sussiste alcun obbligo per l'amministratore che convochi l'assemblea per l'approvazione di bilanci preventivi o consuntivi, di allegare all'avviso i documenti inerenti tali bilanci.

È noto, infatti, che ogni condomino possa chiedere ed ottenere con un congruo anticipo tutti i documenti oggetto di discussione e copia di quelli oggetto di eventuale approvazione. Ciò, al fine di garantire una consapevole partecipazione all'assemblea. E, precisa il giudice, a tale diritto corrisponde l'onere del gestore di predisporre una pur minina organizzazione che permetta a chi ne faccia richiesta di prendere visione dei carteggi contabili ed estrarne copia a proprie spese. In sintesi, se è vero che costituisce onere del condomino assumere le informazioni utili per l'approvazione del bilancio, è altrettanto vero che a fronte di una sua esplicita richiesta, spetterà al gestore provarne l'inesigibilità e l'incompatibilità con le modalità comunicate.

Diversamente, l'eventuale rifiuto provocherà l'annullabilità delle delibere successivamente approvate sul punto, per vizio del procedimento di formazione delle volontà assembleari. Insomma, se l'amministratore non può negare la messa a disposizione delle carte richieste, il condomino non può intralciare la gestione imponendo attività spropositate quali, ad esempio, pretesa di un numero esagerato di copie.

Ebbene, nella vicenda concreta, la domanda della cospicua documentazione in vista dell'assemblea era stata inviata qualche giorno prima e comunque risultava evasa con comunicazione fornita in pari data dove si specificava sia il contenuto dei documenti che le modalità per visionare e scaricare on line gli allegati. Per il resto, si offriva la possibilità di fissare un incontro informativo. Il condominio, pertanto, aveva agito correttamente e la lamentela dei proprietari non poteva essere accolta. Di qui, fondati invece dei rilievi su altri vizi del deliberato, la decisione del Tribunale di Roma di annullarne solo alcuni punti.