I mercoledì della privacy: come fare per poter raccogliere le piantine catastali del singolo condomino

Gli appalti condominiali connessi ai bonus edilizi hanno portato l'amministratore alla necessità di raccogliere sempre più dati personali, molti dei quali non rientranti tra quelli che il Codice civile indica come trattabili, ai sensi dell'articolo 1130 numero 6 Codice civile.
L'esempio più lampante lo possiamo rinvenire nelle piantine catastali, dato personale che l'amministratore non potrebbe trattare nella sua attività di legale rappresentante del condominio, esulando dal novero di quelli “possibili”.

Sul punto, infatti, la newsletter del Garante per la protezione dei dati personali numero 387 del 23 aprile 2014, nell'ottica di conformare l'attività dell'amministratore al principio di minimizzazione, ha chiarito che: «L'amministratore può chiedere le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio. Può chiedere, inoltre, i dati catastali». Nel Vademecum condominiale del 10 ottobre 2013 (doc web 2680257 su https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/2680257), ha altresì specificato che «Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni».

Un secco divieto, quindi, a trattare dati diversi ed ulteriori, annoverando tra questi il telefono o la e-mail, fatto salvo l'eventuale ottenimento di specifico consenso.Andando a ben vedere il Regolamento Ue 16/679, troviamo nell'articolo 6 l'indicazione delle basi giuridiche che rendono lecito un trattamento.Tra queste, ci dice la lettera della norma, vi sono i casi in cui: «a) l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità; b) il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso».

Il consenso è la base giuridica che permette la liceità del trattamento e ben potrebbe configurarsi nel caso in specie: il singolo condomino che ha interesse a far si che l'amministratore tratti il dato personale “piantina catastale”, dovrebbe in tal caso ricevere una informativa ad hoc rilasciata dall'amministratore ai sensi dell'articolo 13 e 14 Gdpr, nella quale siano indicate le finalità del trattamento, i mezzi, i tempi di conservazione e le altre indicazioni previste dalla norma, e dovrà anche rilasciare apposito consenso al trattamento di questo ulteriore dato rispetto a quelli che l'amministratore normalmente tratta ai sensi dell'articolo 1130 numero 6 Codice civile.Il problema sulla legalità del trattamento però, in questo caso, si porrebbe ugualmente in quanto, la piantina catastale non viene utilizzata dall'amministratore in quanto tale, ma verrà da quest'ultimo trasmessa al tecnico o al general contractor di riferimento affinché la utilizzino per l'espletamento delle pratiche connesse all'ottenimento dei bonus edilizi.

Si pone quindi il problema di individuare il soggetto che riveste il ruolo di titolare del trattamento di quel dato personale e anche la questione sul ruolo che per l'attività in questione riveste l'amministratore di condominio.Utilizzando invece l'altra base giuridica che prima si è riportata, ovvero il contratto, si può superare ogni tipologia di problematica, seppur si dovrà comunque rispettare la normativa prevista dal Gdpr e procedere quindi alle corrette nomine in ambito di trattamento dei dati personali.

Occorre partire da una corretta delibera assembleare, la quale dovrà riportare l'impegno del singolo condomino a fornire all'amministratore la piantina catastale della propria abitazione. Nel deliberato si dovrà anche indicare la finalità del trattamento in questione che deve essere quella di utilizzare il documento per svolgere le pratiche necessarie all'ottenimento dei bonus edilizi.La delibera in questione, quindi, effettuerà un rimando (implicito o esplicito) al deliberato dell'assemblea connesso all'affidamento dell'incarico al general contractor o, comunque, alla realtà giuridica che si andrà ad occupare per conto del condominio e/o dei singoli condòmini delle pratiche necessarie all'ottenimento dei bonus fiscali e della cessione dei crediti ad essa connessa.

Diventerà quindi quest'ultimo soggetto il titolare del trattamento dei dati, anche perché è questi il soggetto che andrà materialmente a trattare il dato “piantina catastale” secondo la finalità stabilita dall'assemblea.In questo modo la base giuridica sarà contrattuale (il verbale di assemblea appunto), titolare del trattamento sarà il general contractor (o chi per lui) e sarà questi obbligato a mettere a disposizione del singolo condomino l'informativa redatta ai sensi dell'articolo 13 e 14 Gdpr. Non necessiterà più di alcun consenso ma servirà che l'amministratore venga nominato dal general contractor responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 Regolamento Ue 16/679, in quanto, effettivamente, svolge un ruolo di soggetto attivo nella vicenda, occupandosi di raccogliere il dato personale del singolo condomino, spesso di verificarlo, catalogarlo e, infine, trasmetterlo al titolare del trattamento.