I mercoledì della privacy: i documenti sull'adeguamento da inserire nel Registro anagrafe e sicurezza

Con la riforma del condominio (legge 220/2012) è stata prevista la nuova versione dell'articolo 1130 Codice civile, il quale, al numero 6, ha specificato che l'amministratore deve «curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza». L'analisi di questo comma impone importanti riflessioni sia in relazione a puri aspetti giuridici civilistici, sia per ciò che concerne le implicazioni che la tenuta di questo registro anagrafico-sicurezza abbia in relazione ai dati personali trattati.

Sulla gestione della parte del registro collegata ai dati anagrafici, ormai abbiamo un indirizzo consolidato, derivante anche da importanti prese di posizione del Garante sulla tutela dei dati personali che si è espresso nel delimitare l'obbligatorietà per l'amministratore di trattare ed inserire nell'anagrafica i dati necessari ad identificare il soggetto titolare del diritto (nome, cognome e codice fiscale), i dati dell'immobile a cui ci riferiamo (dati catastali e millesimi collegati), nonché la tipologia di diritto reale o obbligatorio collegato al soggetto rispetto all'immobile di riferimento.Nessun'altra informazione può essere inserita nel registro in questione, così telefono ed email, anche laddove trattati dall'amministratore di condominio, anche fossero ottenuti con un previo consenso specifico dell'interessato condòmino, non potranno rinvenirsi nel registro in questione e dovranno essere conservati dall'amministratore separatamente ad esso.

Il Garante privacy, sul punto, si è espresso sin dal Vademecum del condominio del 2006, dove ha tenuto a specificare che l'amministratore non può trattare dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni, o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. Poi, nel Vademecum «Il Condominio e la Privacy» del 10 ottobre 2013 - documento web 2680240 (sul sito del Garante alla pagina: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/2680240), ha espressamente rappresentato l'importanza de: «l'equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo 196/2003)».

Il Garante poi specifica che «Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell'assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali». Se le questioni sull'anagrafica condominiale sono state trattate in maniera puntuale dall'Authority, diverso è invece per quanto riguarda «ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza».

Sul punto, innanzitutto dobbiamo considerare che nell'elenco in questione dovranno senza dubbio rientrare i documenti di cui l'amministratore potrebbe entrare in possesso relativi agli interventi effettuati dai privati sui loro appartamenti e che vengono trasmessi a dimostrazione della mancata lesione della staticità dell'edificio. Non solo. Dovranno rientrarci anche i documenti relativi agli interventi che l'amministratore effettua sulle parti comuni attraverso le ditte a ciò incaricate, a dimostrazione che tali attività sono state svolte nel rispetto delle normative sulla sicurezza.A ben vedere, però, la norma in questione non specifica nel dettaglio di che genere di sicurezza si stia trattando e, considerando la sicurezza del dato personale come indispensabile tanto quanto quella sui luoghi di lavoro, si dovrà prevedere nel registro sicurezza anche ogni documento che attesti la regolarità dei trattamenti effettuati, a riprova dell'adempimento al principio di accountability.

Ne discende che l'amministratore dovrà inserire nel Ras sia i registri delle attività di trattamento dei condomìni obbligatori laddove si stia effettuando una pratica per l'abbattimento delle barriere architettoniche o si stia gestendo un sinistro con lesioni, sia i documenti attestanti le corrette nomine a responsabile esterno del trattamento dei vari fornitori (tecnici, legali, imprese che trattano dati dei condomini), sia le risultanze delle audit a questi effettuate a riprova del loro corretto adempimento alla normativa sul trattamento dei dati personali.

Di questo e di tanto altro, si parlerà al webinar che si terrà su piattaforma zoom, il giorno 27 gennaio 2023 dalle ore 10:00 alle ore 12:30, organizzato da Atp con media partner Il Sole 24 Ore e la partnership di Privacy and Legal Advice, Alfa Italia, Assobroker e Tutela Legale. Relatori dell'evento, oltre allo scrivente, l’avvocato Rosario Dolce, Flavia Romani , Francesco Marotta, Simone Occhiuto ( clicca qui per tutti i dettagli ).

Per registrarsi: https://bit.ly/3wb66mM

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