I mercoledì della privacy: non va inoltrata a tutti in maniera visibile la mail personale del condòmino

Sull'uso della mail, interessante è il recentissimo provvedimento del Garante DREP/SK162838-1/ f acente seguito al reclamo proposto il 25 marzo 2021 dalla signora M.A. contro il Condominio XXXX in Roma, ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento Ue 16/679.

La vicenda
Nel caso in specie M.A. contesta che, nonostante continue richieste e asserite opposizioni in tal senso, l'amministratore trasmetteva comunicazioni via mail a molteplici destinatari lasciando visibile l'indirizzo della reclamante. S i specificava che era stata avanzata anche specifica richiesta di rettifica dei dati di contatto relativi alla reclamante da utilizzare ai fini dell'inoltro delle comunicazioni inerenti il condominio, rammentando che l'indirizzo email di una persona fisica, anche ove non riporti per esteso il nome dell'interessato, costituisce un dato personale ai sensi dell'articolo 4 del regolamento (vedasi anche parere del Gruppo 29 WP 136 «Parere sul concetto di dato personale»).

La risposta del Garante privacy
Secondo il Garante, anche laddove la mail possa avere un contenuto che «attiene a temi concernenti la gestione e l'amministrazione del condominio, che pertanto sono stati oggetto di condivisione in quanto di interesse per la compagine condominiale complessivamente considerata», deve riprendersi quanto già espresso con pronuncia 19/05/2000 (documento web 42268) in ordine alle utenze telefoniche ed espresso nel Vademecum «Il Condominio e la privacy» del 10 ottobre 2013 (documento web 2680240, pagina 6) ossia: «gli estremi identificativi delle utenze telefoniche intestate ai singoli condomini o ai loro familiari, non possono essere annoverati tra quelli oggetto di necessaria ed obbligatoria comunicazione all'interno del condominio, in quanto gli stessi non rappresentano elementi utili a determinare i diritti e gli oneri della cosa comune, né è rinvenibile alcun obbligo di legge in tal senso», ma resta comunque ferma la possibilità per l'amministratore di trattare e «di comunicare i numeri di telefono ai condòmini richiedenti con il consenso degli interessati… salve le eventuali disposizioni del regolamento di condominio».

La mail personale non va inoltrata a tutti
Pertanto, secondo l'Authority, «la trasmissione della medesima comunicazione a più destinatari, i cui dati personali (nella specie gli indirizzi email) siano visibili in chiaro, non è in linea di principio conforme alle disposizioni richiamate». Nel medesimo provvedimento il Garante pone anche l'accento sui più volte richiamati obblighi in capo al titolare del trattamento di «adottare misure tecniche ed organizzative volte al rispetto del principio di minimizzazione dei dati e in generale a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi del trattamento; ciò anche con riferimento alle modalità di comunicazione dei dati personali (vedi provvedimento 30 novembre 2005 – documento web numero 1213644; provvedimento del 26 novembre 2006 – documento web numero 1364099)».

La copia conoscenza nascost a o la Pec
Il Garante suggerisce di utilizzare, ad esempio, in caso di invii a molteplici destinatari della medesima comunicazione via mail, la «funzione cosiddetta copia conoscenza nascosta» ovvero, di provvedere ad inviare le comunicazioni via pec laddove richiesto dalla parte in luogo della mail personale.Per quanto concerne la Pec, occorre in primis evidenziare che il condominio non è obbligato ad avere una pec. Tuttavia, l'assemblea può deliberare in tal senso.L'assemblea potrebbe anche richiedere all'amministratore di dotarsi di una propria pec, così da rendere più agevole lo scambio di comunicazioni formali (avvisi di convocazione, consegna dei verbali assembleari e altro).

In tali casi, il singolo condomino può chiedere di ricevere ogni comunicazione presso il proprio indirizzo Pec laddove ne sia in possesso: solo così la comunicazione inviata potrà avere valore legale al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno.Ove non si rinvengano queste condizioni, deve ritenersi che, fatta salva qualche sporadica pronuncia di merito di diverso orientamento, gli amministratori di condominio fanno parte di una categoria professionale non regolamentata e rientrano, come tali, nella disciplina dettata dalla legge 4/13 che non prevede l'obbligo a loro carico a dotarsi di un indirizzo di Pec.

La pec dell'amministratore
Esistono però dei casi in cui anche gli amministratori di condominio devono dotarsi di un indirizzo di Posta elettronica certificata e fanno capo alle indicazioni dettate dal Dl 185/2008:
1.quando è anche un professionista iscritto agli ordini o collegi;
2.quando esercita la propria attività sotto forma di impresa (società di persone o di capitali).

Inoltre, l'articolo 66, comma 2, recita: «l'avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione».

Alla luce di queste indicazioni, si può desumere che il dato personale della Pec, laddove ricorrano i requisiti di legge in base alla quale questa è da considerarsi come capace di produrre effetti giuridicamente rilevanti tra le parti, debba considerarsi come dato il cui trattamento da parte dell'amministratore è da intendersi legittimo, anche senza esplicito consenso in tal senso da parte del condomino, magari premunendosi di effettuare una valutazione sull'interesse legittimo (cosiddetta Lia Legitimate interest assesment).