Condominio

I mercoledì della privacy: titolare e contitolare secondo le Linee Guida 7/2020 dell'Edpb in condominio

Il primo è l’amministratore, i secondi i singoli condòmini

di Carlo Pikler - Centro studi Privacy and Legal Advice

Il titolare è il soggetto che ha il potere decisionale in merito agli elementi chiave del trattamento che sono le finalità e i mezzi. Secondo le Linee Guida 7/2020, predisposte dall'European data protection board quale gruppo di studio del garante europeo, la definizione di titolare si articola intorno a cinque elementi principali:
a) il soggetto («la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o qualsiasi altro organismo». Nel caso che ci occupa, il condominio);
b) il potere decisionale (determina);
c) la possibilità di una responsabilità singola o condivisa (singolarmente o insieme ad altri);
d) l'oggetto dell'influenza del potere decisionale del titolare, ovvero le finalità e i mezzi del trattamento;
e) il trattamento di dati personali, a cui le finalità e i mezzi si riferiscono.

Come si individua il titolare

L'individuazione del ruolo di titolare deve avvenire sulla base di un'analisi delle concrete attività svolte con riferimento al trattamento in uno specifico contesto, poco rileva la designazione formale eventualmente attribuita dalle parti.Inoltre, le Linee Guida chiariscono che la qualifica di titolare del trattamento è desumibile da due ordini di circostanze categorizzate come segue:
1) Control stemming form legal provisions, quindi in forza di una legge o disposizione di fonte secondaria (esplicita competenza giuridica) che attribuiscano ad un soggetto specifici compiti che comportano il trattamento di date personali. Potrebbe ad esempio essere il caso della gestione dell'anagrafica condominiale, demandata al condominio in persona del legale rappresentante, in forza dell'articolo 1130 bis numero 6 Codice civile, in base alla quale i trattamenti che ne discendono non possono essere assolti senza raccogliere almeno una serie di dati personali. In tal caso, come in effetti accade nel contesto che ci occupa, è la legge a definire chi sia il soggetto titolare del trattamento e a stabilire la finalità del trattamento e a quali soggetti riservarne l'affidamento.
2) Control stemming from factual influences, quindi sulla base di elementi fattuali e circostanze concrete (influenza effettiva) che pongano l'organizzazione in una «posizione di dominanza» rispetto ai dati trattati, ovvero quando l'organizzazione eserciti «in autonomia» un determinato trattamento, anche in forza di una prassi giuridica consolidata in diversi settori (diritto civile, diritto commerciale, diritto del lavoro) che consenta esplicitamente o implicitamente di individuare tale qualifica. Questo può essere il caso dell'amministratore di condominio, soggetto demandato ad effettuare tali trattamenti in virtù di una previsione giuridica civilistica.

In tutti questi casi, ci ragguagliano le Linee Guida del Garante europeo, la competenza a determinare le attività di trattamento può essere considerata naturalmente collegata al ruolo funzionale svolto dall'organizzazione, che comporta in definitiva delle responsabilità anche sul piano della protezione dei dati.

La determinazione dei mezzi

Con riferimento a quest’ultima, le Linee Guida riportano che, il potere decisionale del titolare deve riferirsi agli aspetti fondamentali degli stessi, comprendendo tutti gli strumenti, incluse questioni sia tecniche che organizzative «non essenziali» la cui decisione può anche essere delegata al responsabile (ad esempio quale hardware o software dA utilizzare nel caso specifico). Da ciò si desume la possibilità per l'amministratore di scegliere, quale responsabile del trattamento, il gestionale da utilizzare, seppur appare coerente, proprio in relazione ai ruoli delle parti, che l'assemblea ne sia messa al corrente, non solo in sede di comunicazione dell'elenco dei sub responsabili nominati, ma preferibilmente al momento della nascita del rapporto, inserendo i riferimenti del gestionale utilizzato nell'offerta che si presenta ai condòmini.

L'eventuale affidamento di operazioni di trattamento specifiche (gestione dei dati dell'anagrafica per lo svolgimento delle attività collegate al mandato ad amministrare conferito) o della gestione della sicurezza a un responsabile (nella figura dell'amministratore) risulta per le Linee Guida al Gdpr coerente con il ruolo di titolare, considerando possibile una delega di poteri e confermando il ruolo apicale del titolare stesso: i soggetti delegati svolgono attività strumentale, anche qualora si trovino ad assumere decisioni, nella misura in cui queste si collochino entro i confini delle istruzioni ricevute dal titolare. Si tratta di un passaggio fondamentale ai fini del processo di qualificazione dei ruoli e che attiene alla definizione del perimetro delle “regole di ingaggio” dell'incarico conferito all'amministratore quale responsabile ma anche al fornitore.

Contitolari i singoli condòmini

La qualifica di contitolari del trattamento rivestita dai singoli condomini è perfettamente confacente alla qualifica di detto ruolo fornita dalle Linee Guida del Garante, in quanto può sorgere quando più di un attore è coinvolto nel trattamento, potendo ognuno assumere la qualifica di contitolari, oggi ai sensi degli articoli 4.7) e 26 del Regolamento europeo, poiché coinvolti in una o più attività di trattamenti decidendone congiuntamente le finalità ed i mezzi.Perché si possa configurare la contitolarità del trattamento, il (con)titolare deve decidere con gli altri contitolari gli elementi chiave del trattamento, determinarne il perché ed il come (the why and how) ossia le finalità ed i mezzi (tutte questioni che, in effetti, vengono determinate di fatto nel contesto assembleare).

Il Board chiarisce infine che il trattamento non sarebbe possibile senza la partecipazione di tutte le parti, ovvero che il trattamento dal lato di ciascuna parte è inscindibile, vale a dire legato a quello degli altri contitolari. Proprio in ragione di ciò sorge il dubbio sulla possibilità di deliberare le questioni che riguardano i trattamenti con le semplici maggioranze ovvero se, proprio in quanto ciascuno è contitolare avente una partecipazione inscindibile, sia necessaria l'unanimità dei consensi.

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