L’accesso in remoto ai documenti condominiali ai tempi del coronavirus

In un periodo complesso come quello connotato dal Coronavirus, nel quale predominano i divieti a fare tutto quello che comporta la presenza nello stesso luogo di più persone, diventa attuale la necessità di pensare a forme assembleari a distanza. Ma se il problema delle assemblee di condominio «in remoto» è ormai oggetto di ampio dibattito e varie soluzioni, c'è un tema che, invece, è ancora trascurato:il diritto di accesso ed estrazione copia dei documenti relativi all'ordine del giorno (o dei documenti condominiali in generale).

In anni nei quali il controllo dei costi è sempre più importante, poter accedere a tutti i documenti relativi alla gestione del proprio condominio diventa un'esigenza imprescindibile, personale prima ancora che giuridica. Alla base di questo problema c'è la corretta applicazione dell'articolo 1130 bis del codice civile, il quale afferma che i condomini hanno il diritto di prendere visione dei documenti giustificativi delle spese in ogni tempo (quindi in qualsiasi momento sia di loro interesse), con altresì il diritto di farsene dare copia. Ovviamente le copie andranno pagate.

Bene, ma in un momento nel quale gli uffici sono chiusi e, per alcuni mesi almeno, non sarà semplice accedervi per esaminare i documenti, si pongono alcuni interrogativi che incideranno anche sulla validità delle assemblee:che soluzioni possono adottare gli amministratori? Possono limitare l'accesso ai documenti o la consegna delle copie? E' possibile che l'Assemblea, magari a maggioranza semplice, possa limitare i diritti dei singoli condomini?

Una recente ordinanza della Cassazione (Ordinanza II Sezione civile n. 4445 del 20/02/2020) risolve in parte i quesiti posti. La contrapposizione fra condomino e Assemblea era legata, nella causa in oggetto, alla richiesta di esame e copia fatta troppo vicino la data della riunione, cosa contestata dall'amministratore il quale riteneva di non essere in quel caso obbligato a garantire l'accesso ai documenti. Il motivo fondante il rifiuto era l'ostacolo così posto all'attività dell'amministratore stesso.

I giudici hanno ritenuto che, se è pur vero che vada salvaguardata la regolare attività di amministrazione, ciò non toglie (salvo vi sia malafede o scorrettezza nelle modalità di richiesta) che vada ancor più salvaguardato il diritto del condomino di poter partecipare all'assemblea in modo consapevole, quindi potendo visionare tutti i documenti e, nel caso, estrarne copia.

Ma se questa è una conferma di un preciso orientamento, più interessante è la restante parte dell'ordinanza:si afferma, infatti, che l'amministratore ha un preciso onere di adeguare il proprio studio predisponendo un'organizzazione, anche se minima, che consenta l'esercizio del diritto del condomino. Con l'ulteriore onere impostogli di dare adeguata informazioni ad ogni singolo condomino dei modi e termini di fruizione del servizio.

La scelta è fondamentale in un periodo come questo:l'amministratore dovrà predisporre un adeguato sistema informatico, con linee internet veloci, un cloud o un server che abbia la capacità di archiviazione di grandi quantità di documenti, un sistema di accesso «garantito e certificato» che consenta di identificare il singolo condomino che accede allo spazio riservato a lui e/o al condominio. In questo caso, se tutti sono d'accordo, il costo potrebbe essere ripartito una sola volta su tutti i condomini in parti uguali. Non vi sarebbero, poi, costi di copia dato che ognuno scaricherebbe in pdf ciò che gli interessa.
Tutto semplice?
Forse no. Intanto, se l'amministratore non sarà in grado di garantire le «condizioni minime» di accesso ai documenti, tutte le assemblee che farà saranno a sicuro rischio impugnazione dato che proprio su di lui (quale legale rappresentante del condominio) incomberà l'onere di dare la prova che la richiesta del condomino non era gestibile o non aveva rispettato le modalità comunicate in precedenza.

Poi rimane il problema, importante, comune a quello di gestione delle assemblee a distanza, che non tutti magari hanno internet veloce in casa, posseggono un computer, un tablet o un cellulare con connessione che garantisca accesso a spazi cloud o partecipazione a riunioni in remoto. Ipotizzare, come qualcuno inizia a fare, che sia possibile far deliberare, anche a maggioranza semplice, dall'Assemblea una clausola regolamentare che limiti i diritti soggettivi di un condomino, escludendolo dalla partecipazione all'Assemblea o dall'accesso ai documenti, vuol dire non solo ignorare i principi fondamentali dettati dalla Costituzione e dal Codice civile, ma altresì gettare le basi per un'infinità di ricorsi per nullità e annullabilità delle clausole e delle delibere.

Si tenga conto che, se magari in questo periodo di emergenza vi potrebbe essere una pur minima indulgenza da parte dei giudici, occorrerà poi verificare come si orienteranno in tempi «normali», soprattutto se questi metodi in remoto verranno utilizzati con una certa frequenza.

Appare utile, da ultimo, fare un cenno ad un tema che merita successivi approfondimenti. Una volta fatta l'Assemblea in remoto, che succede con il verbale? Come potrà essere trasmesso soprattutto a coloro che erano assenti e potrebbero voler impugnare? Occorrono particolari forme di verbalizzazione?