Quando l'amministratore è in vacanza: check list in dieci punti per godersi la pausa

Neppure per le ferie d'agosto, l'obbligo di diligenza, proprio del mandatario, può essere derogato. Di qui la necessità, per l'amministratore di condominio, di organizzare le attività e i servizi in modo tale che la sua presenza possa non essere assidua, e si possa comunque sopperire, con un'accorta organizzazione, alla responsabilità per danni, che si possano produrre o accentuare per la sua assenza. Di seguito, una check list in dieci punti, per amministratore e proprietari per partire senza ansie e per rientrare alla grande, perché la vita in condominio non si ferma mai.

L'attività di amministratore di condominio comporta sempre la collaborazione tra più soggetti che l'amministratore coordina. Possono essere soggetti interni all'organizzazione di studio oppure esterni. Il lockdown da Covid ha reso concreta la possibilità di essere reperiti a distanza, in smart working. L'amministratore, direttamente o tramite suoi collaboratori, fa da ponte verso il fornitore di riferimento che conosce l'edificio. La piattaforma di gestione e centralini voip permettono che tutto il processo sia trasparente. Tutta l'attività di Crm, può essere gestita in modo completamente delocalizzato, appoggiata a call center esterni, almeno per il periodo feriale. Ma se il servizio resta personalizzato, reso in casa, direttamente o tramite collaboratori che turnano le proprie ferie, risulta più efficace e quindi di migliore soddisfazione per il proprietario.

Agosto è il momento delle fatture di conguaglio del riscaldamento 2021/2022. Ma è anche il momento in cui pervengono alcune delle prime proposte di rateazione che i rispettivi gestori devono formulare agli utenti, secondo i provvedimenti di Arera, per permettere un pagamento più sostenibile. Non aderire entro i termini fissati significa perdere l'opportunità di rateazione importante. Di qui la necessità che il ritiro della corrispondenza sia presidiato, se nei condòmini amministrati, vi sono arretrati di pagamento. Opportuno programmare già da ora, per settembre, la manutenzione delle valvole termostatiche e dei ripartitori, anche con implementazione della lettura mensile a distanza, in modo da potere mitigare i consumi e le spese.

La sospensione feriale blocca la decorrenza dei termini processuali dal 1° al al 31 agosto, legge 742 1969, ma non opera per i procedimenti cautelari che coinvolgono il condominio quali sono ad esempio le azioni possessorie, le azioni di danno temuto, i provvedimenti d’urgenza. Chi riceve le notifiche, anche come semplice avviso con raccomandata o pec, si deve comunque subito attivare per essere certi di rispettare i termini.Chi abbia in corso lavori che comportino la cessione del credito o lo sconto in fattura, non potrà comunque esimersi dal sottoscrivere le comunicazioni necessarie a permettere il trasferimento del credito, né qualsiasi altro adempimento previsto secondo gli accordi contrattuali.

Le ferie sono un diritto irrinunciabile e non possono essere monetizzate. Nel Ccnl dei dipendenti da proprietari di fabbricati è pattuito che il portiere non può andare in ferie nei mesi di luglio e agosto e dal 20 dicembre al 10 gennaio, salvo che non vi siano deroghe negli accordi territoriali, come accade a Milano, o gli sia consentito dal condominio. La scelta del periodo di ferie spetta per metà dei 26 giorni ammessi , comunicati con preavviso di tre mesi, e per metà al lavoratore. Durante le ferie il condominio può assumere un sostituto, anche per il tramite di agenzie di lavoro interinale.

I furti sono la preoccupazione dei proprietari con la valigia in mano. La predisposizione degli impianti antifurto interagisce con la tranquillità degli abitanti. Niente di peggio di un impianto impazzito che suona a ferragosto. La manutenzione programmata degli impianti serve a evitare che si producano le condizioni per il reato di disturbo della quiete. Ricordarlo ai proprietari, serve a evitare situazioni irrisolvibili per l'amministratore e denunce al proprietario dell'impianto. Anche la chiusura del portone deve essere sempre assicurata con serrature e chiudiporta manutenzionate e funzionanti.

Gli impianti condominiali di videosorveglianza delle parti comuni devono essere attivi. La manutenzione tecnica realizzabile in continuo da remoto, in modo che sia subito segnalato quando l'impianto è disattivato per avaria dei suoi componenti o per carenza di alimentazione. La stipula di adeguato contratto di manutenzione evita che sia imputato al condominio che l'impianto c'era ma non fuzionava. L'accesso alle immagini dura per un massimo di sette giorni, dopo che sono sovrascritte. La necessità del dato va segnalata subito all'amministratore che, nel rispetto delle regole della privacy, farà salvare il periodo segnalato, a disposizione dell'autorità di pubblica sicurezza o del magistrato.

L'assenza delle persone dall'abitazione comporta che all'allagamento si rimedia non immediatamente e i danni sono più rilevanti, anche perché trovare chi interviene è più difficile. L'amministratore deve verificare sempre che il contratto di assicurazione sia attivo e il premio pagato. Opportuno l'inserimento della garanzia di conduzione degli appartamenti per evitare che le conseguenze del danno non siano risarcite, se dipendono da situazioni della vita privata nelle case individuali.

I temporali di autunno sono in agguato e le conseguenze possono essere devastanti. È il momento di far pulire grondaie, tombini, grate di scolo e pluviali, anche su tetti, terrazzi, distacchi e cavedi, tagliare e rimuovere erbe e foglie per evitare, alla prima pioggia, siano subito ostruiti. La città semideserta permette anche il controllo più agevole, senza rilevanti sospensioni del traffico, di fregi, soffitti, stucchi, poggioli e balconi che possono presentare parti pericolose in fase di distacco.

Un tempo la bacheca condominiale recava l'elenco dei contatti utili a cui rivolgersi quando l'amministratore è in ferie. Superata dall'uso dei social rimane lo strumento di comunicazione orizzontale più efficace per permettere a tutti gli abitanti di conoscere istruzioni e avvertenze, anche relativi alla sicurezza. L'amministratore la può utilizzare per comunicare, le regole ad esempio per l'uso dell'acqua, in periodo di siccità. Il vantaggio è di poter comunicare proprio con tutti, anche a chi occupa l'immobile per brevi periodi, anche di pochi giorni.

Polizia e Carabinieri la definiscono la misura antifurto più efficace. Pessima l'idea di pubblicare su facebook le proprie vacanze, mentre sono in atto. La comunicazione porta a porta è il presupposto perché il controllo di vicinato si realizzi.