I mercoledì della privacy: il registro anagrafe, la trasparenza e la privacy, quanti incastri

Il numero 6 dell'articolo 1130 Codice civile specifica l’obbligo per l’amministratore di curare la tenuta del Registro di anagrafe condominiale. Il registro in questione deve riportare le notizie anagrafiche e patrimoniali essenziali utili per identificare e contattare tutti i partecipanti al condominio. È quindi lo stesso Codice civile ad attribuire all’amministratore l’obbligo di effettuare una serie di “trattamenti dei dati”, come definiti dal Regolamento Ue 16/679, in quanto, come mandatario, lo studio di amministrazione ha il compito volto alla raccolta di informazioni personali, che saranno poi convogliati nei propri archivi cartacei ed informatici nell’ottica di un corretto adempimento dell'obbligazione assunta.

Trattamento dati nella normativa Ue
L’articolo 4 del regolamento Ue 16/679 definisce il trattamento dei dati personali come «qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta … l'uso… la cancellazione ». Per «dato personale», invece, si intende qualsiasi informazione (esempio nome e cognome) concernente una persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente.

Può trattarsi quindi anche di dati riguardanti una persona la cui identità può comunque essere accertata mediante informazioni supplementari (avendo i dati identificativi dell’immobile, facendo una semplice visura sullo stesso, si possono ricavare dati personali del proprietario).Fatta questa doverosa premessa, deve considerarsi che la finalità del Registro dell’anagrafe, così come concepito dal legislatore, è quella di garantire una maggiore trasparenza della composizione della compagine condominiale sia nei rapporti interni tra comproprietari, e sia tra questi ultimi e l'amministratore, sia nei rapporti esterni con i privati e le pubbliche autorità.

Gli interessi in gioco
Da ciò si deduce che in relazione al trattamento dei dati contenuti all’interno del registro, si avranno due distinti interessi in gioco: da una parte l’interesse del condomino alla riservatezza delle informazioni assunte e all'utilizzo strettamente collegato alle finalità di acquisizione secondo le indicazioni dettate dal Gdpr; dall’altra parte l'interesse dell'intera compagine condominiale in relazione al principio di trasparenza che permette le verifiche contabili in ossequio al rapporto mandante/mandatario e agli obblighi di quest'ultimo così come previsti dalla norma codicistica.

Per capire se prevale l’uno o l’altro interesse e quindi comprendere se e quali dati possono essere comunicati agli altri condòmini, occorre precisare che, come già affermato dal Garante nazionale nel «Vademecum condominiale» del 2006, «tutte le operazioni di trattamento dati devono essere effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione di condominio». Non solo, secondo la normativa posta a tutela della riservatezza dei dati, deve sempre garantirsi il rispetto dei principi della «finalità del trattamento» e della «minimizzazione», che si ravvisano nella necessità di limitare le operazioni di trattamento a quanto effettivamente necessario per il perseguimento delle finalità, limitando al minimo la quantità di dati trattati per raggiungere l'obiettivo prefissato.

I chiarimenti del Garante
Il Garante, con newsletter 387 del 23 aprile 2014 ha specificato che l’amministratore per predisporre il registro dell’anagrafe può «acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio - siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari - chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio. Può chiedere, inoltre, i dati catastali».Questi dati, quindi, vengono identificati come necessari al fine di compiere la funzione medesima del Registro e, pertanto, strettamente collegati al corretto adempimento all'obbligazione di mandato, facendone parte integrante ex lege.

Questa tipologia di informazioni devono considerarsi come trasmissibili agli altri condòmini in virtù del principio di solidarietà (ma anche ai terzi fornitori in caso di richiesta espressa ai sensi dell’articolo 63 disposizioni attuative Codice civile).Dovendosi applicare il principio di minimizzazione, però, ogni dato ulteriore rispetto a quelli indicati dal Garante, quali ad esempio il numero di telefono o la email del condomino, non deve considerarsi come dato necessario a svolgere la funzione attribuita al medesimo Registro e, pertanto, non può in alcun caso essere trasmesso a terzi soggetti, siano essi condòmini o creditori del condominio, a meno che non si ottenga il previo consenso dell’interessato alla comunicazione del dato che lo riguarda.

Ugualmente deve intendersi per i dati personali contenuti ad esempio nei contratti o negli atti di cui eventualmente dovrebbe entrare in possesso l'amministratore nel corso della propria gestione, oppure nei certificati medici (ad esempio collegati a sinistri con lesione oppure alle pratiche per abbattimento delle barriere architettoniche). A nulla vale l'eccezione che si tratta di documenti che entrano nella disponibilità del condominio e che pertanto, l'amministratore potrà comunicarli ad altro condomino a richiesta di questi.

Convegno il 12 maggio sul tema Registro condominiale e privacy
Deve infatti rivelarsi che il principio di trasparenza condominiale si limita ai dati strettamente collegati alle ricostruzioni contabili, ma non anche a tipologie di informazioni ad esse non riconducibili, verso le quali prevale, invece, sempre la trasparenza. Di questo e di altro ancora se ne parlerà all'evento organizzato in partnership tra Smart 24 Condominio, Privacy and Legal Advice, Confassociazioni e Associazione Visuristi Italiani che si terrà sulla piattaforma webex il 12 maggio ore 9,30, con possibilità di registrazione su piattaforma de Il Sole 24 Ore su: http://convegni-diritto.ilsole24ore.com/convegno-smart-12-05-22/

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