I mercoledì della privacy: criticità in condominio rispetto ai dettami del Garante per la tutela dei dati personali

Che il Gdpr non sia stato scritto apposta per disciplinare la materia condominiale è un concetto intuitivo ma, l'applicabilità della normativa nazionale e sovranazionale relativa al trattamento dei dati rispetto al contesto che ci occupa è altrettanto indubbia.
Fuori discussione è l'inquadramento del condominio quale titolare del trattamento dei dati, considerato come ente di gestione composto da più contitolari del trattamento (i condòmini).

Altrettanto pacifico è che l'amministratore possa essere titolare o responsabile del trattamento e che, anche laddove operi quali responsabile, è senz'altro anche titolare del trattamento per quanto riguarda la gestione dei trattamenti all'interno del proprio studio e per ogni attività che vada oltre al rapporto di mandatario (si pensi ad esempio, tra l'altro, nella gestione dei rapporti economici proprietario/conduttore, che molto spesso vengono effettuati con la leggerezza di dimenticarsi di ottenere il consenso per lo svolgimento dei trattamenti extra mandato dal locatore e dal conduttore quali soggetti interessati).

Partendo da questi punti fermi, la quotidianità porta indubbiamente l'amministratore a scontrarsi con alcune criticità che sono dettate dall'interpretazione rigida fornita dal Garante nazionale in relazione ad alcuni aspetti molto rilevanti rispetto all'attività gestoria dell'amministratore di condominio.

Il primo dei problemi che deve inevitabilmente affrontare l'amministratore è relativo alla gestione del telefono cellulare e della mail del condomino. Questi trattamenti da parte dell'amministratore di condominio, a detta del Garante nazionale, infatti, necessitano di una previa acquisizione del consenso. Mentre per quanto attiene l'uso della mail, la problematica potrebbe essere arginata dimostrando l'esistenza di una corrispondenza continuativa da una determinata mail del condomino verso lo studio di amministrazione, con contenuti aventi ad oggetto questioni collegate alla gestione del condominio.

Molto più difficoltosa, invece, appare la gestione dei trattamenti del numero di cellulare.La linea guida da seguire sull'argomento è un provvedimento datato ma, comunque, ancora oggi attuale ed applicabile il Provvedimento del Garante Nazionale del 18 maggio 2006 (Gazzetta ufficiale 152 del 3 luglio 2006). Secondo questo provvedimento, «solo in presenza del consenso dell’interessato (salva l’eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti».

A detta dell'Authority, per giunta, la motivazione della possibilità di utilizzo previo consenso, starebbe nella circostanza, riconosciuta come pacifica, che: «il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell’immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all’amministratore del condominio».

A questo proposito, a tutela della categoria degli amministratori di condominio, appare basilare chiederci: ma se l'utilizzo del cellulare, è pacificamente riconosciuto come uno strumento utile in grado di agevolare lo svolgimento delle incombenze rimesse all'amministratore di condominio, perché si richiede comunque il consenso? Si ricorda che l'articolo 24 comma 1, lettere a, b, c, del medesimo Codice privacy, riferisce che: «Il consenso non è richiesto, oltre che nei casi previsti nella Parte II, quando il trattamento:… b) è necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell’interessato;…Se il contratto è una base giuridica tale da prevedersi come sostitutiva al consenso dell'interessato, occorrerebbe rammentare come il rapporto in essere tra amministratore e condòmino discende da un contratto di mandato.Quest'ultimo, per giunta, prevede l'obbligo da parte del soggetto mandatario di eseguire l'incarico (articolo 1710 Codice civile) mentre, da parte del mandante (condominio), vige l'obbligo sancito dall'articolo 1719 Codice civile secondo cui il mandante, salvo patto contrario, è tenuto a somministrare (l'obbligo in questione può consistere nel dare, nel fare e nel consegnare), i mezzi necessari per l'esecuzione del mandato».

Ci si domanda allora, se lo stesso Garante prevede l'uso del telefono cellulare come uno strumento utile per lo svolgimento delle incombenze collegate al rapporto contrattuale tra le parti, perché non prevedere l'uso di tali strumenti come consentito senza necessità di acquisizione dei consensi in quanto mezzi necessari per l'espletamento dell'incarico? D’altronde, come potrebbe l'amministratore operare se non avesse un contatto diretto con i condòmini amministrati? Quante volte, infatti, non è sufficiente o così istantanea la mail e serve, quindi, di telefonare al soggetto amministrato? Proprio nell'ottica di un corretto e più efficiente adempimento all'obbligazione del mandatario andrebbe trovato il grimaldello per scardinare una convenzione poco realista dell'Authority, calandolo invece in quella che è la normale attività gestoria, spesso ricca di nodi che portano a conseguenti responsabilità che, magari, con una semplice telefonata si potrebbero evitare.

Di questo e di tanto altro si parlerà a Condominio in Fiera, l'11 giugno a Roma, ove nella splendida cornice del Palazzo delle Esposizioni alle ore 16,30 si tratterà dell'impatto della normativa sul trattamento dei dati personali in ambito condominiale insieme anche all’avvocato Vittorio Lombardi, membro del Consiglio direttivo di Federprivacy, con l'obiettivo di raccogliere spunti da poter sottoporre al Garante per la protezione dei dati personali, per migliorare l'applicabilità della normativa al contesto condominiale.