Gli «interpelli del condominio»: l’uso della posta elettronica certificata

di Federico Ciaccafava

13 Luglio 2015

Da Condominio24

Soffermiamo la nostra attenzione sulla posta elettronica certificata valutandone l'applicazione nel regime del condominio negli edifici.

D. In termini generali, cosa si intende per posta elettronica certificata?
R. La posta elettronica certificata (PEC) è definibile come un sistema di trasporto di documenti informatici che offre, rispetto alla normale posta elettronica, la garanzia della certezza dell'invio e della avvenuta o mancata consegna dei messaggi al destinatario (Pascuzzi G.). In particolare, si tratta di uno strumento equiparato a tutti gli effetti di legge alla spedizione di una raccomandata con avviso di ricevimento. Infatti, mentre la posta elettronica semplice, pur essendo strumento facilmente accessibile e molto utilizzato nelle comunicazioni interpersonali, non fornisce garanzie sull'invio e sull'effettiva consegna del messaggio, né tantomeno certezza sulla paternità dello stesso, la PEC è un sistema di posta elettronica “evoluto”, in grado di superare le tradizionali debolezze della posta elettronica semplice assicurando la prova dell'invio e della consegna di una comunicazione e/o di un documento informatico. Inoltre, la PEC è anche adatta ad uno scambio di comunicazioni tra applicazioni: un ente può ricevere documenti attraverso messaggi di PEC e automaticamente elaborarli attraverso una propria applicazione informatica (Maggipinto A.). Si può accedere alla propria casella di PEC attraverso un client di posta elettronica ovvero tramite un browser. Per ottenere la casella di PEC è necessario rivolgersi ad un apposito gestore iscritto in un elenco tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale. La normativa italiana ha disciplinato a più riprese le varie fasi di funzionamento della PEC, disegnando un quadro normativo di riferimento molto preciso: si tratta del d.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3).

D. Sempre in termini generali, come funziona la P.E.C.?
R. Premesso che, come anticipato, l'impiego della PEC consente al mittente di ottenere una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio nonché della eventuale documentazione al medesimo allegata, il sistema coinvolge diversi soggetti: il mittente della comunicazione, ovvero il messaggio e gli allegati da inviare in forma di posta elettronica certificata; il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario; il destinatario della comunicazione del mittente; il gestore della casella di posta elettronica certificata intestata al destinatario. Sia il mittente che il destinatario possono essere privati, pubbliche amministrazioni, imprese, enti, associazioni ecc. Perché un messaggio di PEC vada a buon fine, è necessario che sia il mittente che il destinatario siano in possesso di una casella di PEC presso uno dei gestori autorizzati iscritti all'elenco pubblico tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale.
Quanto al funzionamento della PEC, la dottrina lo ha riassunto nei termini che seguono (Maggipinto A.): Il mittente invia un messaggio al destinatario avvalendosi del server di PEC del proprio gestore; il server ne verifica le credenziali di accesso (nome utente e password); il gestore controlla le caratteristiche formali del messaggio ed invia al mittente una ricevuta di accettazione o non accettazione con tutti gli estremi (data e ora dell'invio, mittente, destinatario ed oggetto); il messaggio viene poi “imbustato” dentro un altro messaggio (c.d. “busta di trasporto”) e firmato digitalmente dal gestore. L'operazione certifica ufficialmente l'invio del messaggio. La “busta” viene ricevuta dal gestore PEC del destinatario che verifica la validità della firma del gestore del mittente e la validità del messaggio; effettuati, con esito positivo, tutti i controlli, il gestore PEC del destinatario invia contestualmente: al gestore PEC del mittente, una ricevuta di presa in carico; al destinatario, il messaggio. L'operazione certifica ufficialmente la consegna del messaggio. Occorre infine precisare che le certificazioni non attestano la lettura del messaggio da parte del destinatario della comunicazione, ma solo che il messaggio medesimo è stato inviato e consegnato. Infine, è bene sottolineare che il valore legale della PEC è riconosciuto soltanto se la comunicazione intercorre tra un mittente ed un destinatario entrambi muniti di PEC.

D. Per quanto concerne il regime del condominio negli edifici, il legislatore della riforma ha introdotto specifiche previsioni in merito alla posta elettronica certificata?
R. Una previsione specifica è stata espressamente dettata in tema di avviso di convocazione. In particolare, l'art. 66, comma 3, nel testo sostituito dall'art. 20, comma 1, della legge 11 dicembre 2012, n. 220, ha disposto che l'avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione; in caso poi di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell'articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati. La prescrizione consente all'amministratore, una volta in possesso di una PEC, in via facoltativa o obbligatoria (es: esercizio dell'attività in forma di impresa o professionale) di utilizzarla per inviare l'avviso di convocazione dell'assemblea nei confronti di quei condomini i quali gli abbiano manifestato la volontà di avvalersi, per le comunicazioni inerenti al condominio amministrato, dell'indirizzo PEC già in loro possesso per libera scelta o per obbligo di legge (si pensi al caso in cui la veste di condomino è assunta da una impresa, un professionista iscritto ad un Ordine, una Pubblica Amministrazione).

D. Oltre all'avviso di convocazione, nel regime del condominio negli edifici è possibile individuare altri riferimenti normativi che richiamano l'utilizzo della PEC?
R. Nel quadro della disciplina “ad hoc” introdotta dal legislatore e concernente le modificazioni delle destinazioni d'uso delle parti comuni (cfr., art. 1117-ter cod. civ.), l'avviso di convocazione dell'assemblea – organo, quest'ultimo, deputato a modificare la destinazione d'uso delle parti comuni al fine di soddisfare esigenze di interesse condominiale - oltre ad indicare, a pena di nullità, le parti comuni oggetto della modificazione e la nuova destinazione d'uso nonché ad essere affisso per non meno di trenta giorni consecutivi nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati, deve essere effettuato mediante lettera raccomandata o “equipollenti mezzi telematici”, in modo da pervenire almeno venti giorni prima della data di convocazione. Tra gli “equipollenti mezzi telematici” di cui alla nuova previsione di legge è possibile certamente annoverare anche la PEC. Resta infine inteso che l'amministratore di condominio, in sede di svolgimento dell'incarico gestorio, potrà avvalersi dello strumento della PEC per tutte le comunicazioni che intende effettuare nei confronti dei soggetti terzi (pubbliche amministrazioni, imprese, professionisti, etc.) avvalendosi in tal modo di un sistema di comunicazione in grado di garantire la sicurezza e la certificazione della trasmissione in modo tale da rendere i relativi messaggi ed allegati opponibili nei confronti dei terzi. A tal fine, si ricorda che le imprese ed i professionisti devono indicare i propri indirizzi PEC ai rispettivi organi competenti (Registro imprese ed Ordini professionali) i quali ne devono poi consentire la consultazione telematica alle pubbliche amministrazioni. Parimenti, quest'ultime sono tenute ad istituire una casella PEC per ciascun registro di protocollo e comunicarla all'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) avente il compito di provvedere alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica denominato (IPA) Indice delle Pubbliche Amministrazioni (Ziccardi G.). Considerato infine che l'utilizzo della PEC è sempre più diffuso e lo stesso legislatore, si muove ormai nella direzione di attribuire di diritto al cittadino una casella di posta elettronica certificata con la funzione di domicilio digitale, si consiglia all'amministratore di valutare, in sede di accettazione della nomina e compatibilmente con la propria struttura gestionale anche in relazione alle dimensioni del fabbricato, la possibilità di richiedere ai condomini dell'edificio condominiale da amministrare di esprimere espressamente la volontà di ricevere l'avviso di convocazione assembleare nonché eventuali altre comunicazioni all'indirizzo PEC dai medesimi espressamente indicato.