I mercoledì della privacy: sì all’autonomina dell'amministratore responsabile del trattamento

Il Garante ne «Il Condominio e la Privacy» (documento web: 2680240 del 10 ottobre 2013), ha sostenuto che: «L'amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli. L'assemblea può decidere di designarlo anche formalmente responsabile del trattamento dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy».

L'indicazione che il Garante fornisce, dunque, è quella di prevedere la nomina dell'amministratore quale responsabile del trattamento dati attraverso il passaggio in assemblea. Nulla ci dice l'Authority in relazione al quorum assembleare, ma considerando ogni condomino co-titolare del trattamento, appare difficile poter escludere come necessaria l'unanimità dei consensi.

L’autonomina dell’amministratore
La questione è stata però oggetto di un caso concreto trattato dal Garante per la protezione dei dati personali, il quale, con provvedimento numero 3669/157303 del 19 gennaio 2021 (amministratore XXXXXX Condominio XXXXXX, in Bracciano c/ Sig. T.T.). Nella procedura, l'amministratore adduceva la tesi sostenuta da Il Quotidiano del Condominio de Il Sole 24 Ore, per il tramite dello scrivente, a sostegno dell'autonomina, secondo la quale nella nomina del legale rappresentante del condominio quale responsabile del trattamento dati non si rinviene alcun contrasto, bensì un vantaggio a favore di entrambe le figure coinvolte, sia per l'amministratore, sia per il rappresentato condominio.

Con “l'autonomina” correttamente espletata, infatti, si individuano i limiti, i mezzi e le finalità in base ai quali l'amministratore deve effettuare i trattamenti, che saranno strettamente collegati alle attività di mandato conferito nell'atto di nomina ad amministrare. Inoltre, si garantisce una limitazione delle responsabilità a favore dell'amministratore, il quale risponderebbe solo ai sensi dell'articolo 28 Gdpr.

Quando c’è conflitto di interessi
Il rischio di invalidità del contratto con se stesso derivante dal conflitto d'interessi discende, secondo la tesi sostenuta dall'amministratore se sussistono i presupposti di cui all'articolo 1395 Codice civile, secondo il quale: «È annullabile il contratto che si conclude con se stesso, in proprio o come rappresentante di un’altra parte, a meno che il rappresentato lo abbia autorizzato specificamente, ovvero il contenuto del contratto sia determinato in modo da escludere la possibilità di conflitto di interessi. L’impugnazione può essere proposta soltanto dal rappresentato» (e quindi può essere azionabile solo dal condominio o da un condòmino).

Sul punto, il resistente, riprendendo le riflessioni esposte ne Il Quotidiano del Condominio, ha fatto notare come la Cassazione (sezione III, del 17 gennaio 2019, numero 1038), ha definito il conflitto di interessi quale il contrasto tra due interessi, quello del rappresentato e quello del rappresentante, che devono presentarsi del tutto inconciliabili ed incompatibili, tali da sfociare in un contrasto insanabile.Un contrasto che, per portare all'annullabilità, deve creare un utile ad un soggetto e un sacrificio dell’interesse dall’altro.Il Garante sul punto ha di fatto accolto le istanze dell'amministratore, accettando la tesi proposta da Il Quotidiano del Condominio ed impostata secondo una lettura più favorevole all'amministratore, specificando come: «Con particolare riguardo all'eventuale nomina del responsabile del trattamento, preme sottolineare che tale obbligo sussiste in capo allo stesso titolare del trattamento, che nel caso in esame, deve essere individuato, per il lavoro sopra esposto, nel condominio presso il quale l'amministratore svolge il proprio incarico ...».

La confermata arrivata dal Garante e le implicazioni
Il provvedimento, si chiude poi con la specifica che «non sussistano, allo stato, i presupposti, ai sensi dell'articolo 19, commi 5 e 11, comma 1 lett. d), regolamento Garante numero 1/2019 per promuovere l'adozione di un provvedimento da parte del collegio. Il Garante, dunque, ha preso atto della motivazione avanzata, deviando il precedente orientamento sostituendo la parola “assemblea” con quella “condominio” e accettando la nomina del responsabile effettuata direttamente dall'amministratore stesso in “autonomina”, ha archiviato la procedura in questione. Un cambiamento che potrebbe apparire di poco conto ma che, in realtà, è di estrema rilevanza in quanto consente di agevolare le procedure di gestione del ruolo privacy da parte dell'amministratore.

Si pensi, infatti, alle implicazioni pratiche connesse ad una mancata nomina dell'amministratore a responsabile del trattamento. Questi, infatti non potrebbe procedere a nominare sub responsabili del trattamento i fornitori dei quali si avvale nel quotidiano, a partire dal gestionale, all'avvocato per il recupero crediti, alla società di postalizzazione o al commercialista e a qualunque altra struttura che tratta i dati dei condomini e che agevola lo studio nelle attività di amministrazione condominiale.