Il diritto condominiale preso sul serio: la convocazione all’assemblea inviata mediante e-mail

L’attuale disciplina legislativa, dopo l’entrata in vigore della riforma del condominio a giugno 2013, consente di inviare l’avviso di convocazione all’assemblea, oltre che tramite le tradizionali consegna a mano e posta raccomandata, anche mediante fax o mediante posta elettronica certificata (articolo 66, comma 3, delle disposizioni di attuazione del Codice civile). Nulla si stabilisce invece per quanto riguardala posta elettronica ordinaria (comunemente chiamata e-mail).

L’importanza di utilizzare una corretta modalità di trasmissione dell’avviso di convocazione risulta evidente non appena si consideri che ogni condomino ha il diritto di intervenire all’assemblea e, quindi, essere messo in condizione di poterlo concretamente fare, con la conseguenza che l’avviso di convocazione previsto dall’articolo 66, ultimo comma, delle disposizioni di attuazione del Codice civile - che ha la natura di un atto unilaterale recettizio - deve essere non soltanto inviato, ma anche ricevuto nel termine previsto di almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza, con riferimento alla riunione dell’assemblea fissata in prima convocazione.

Infatti la mancata conoscenza di tale data, da parte dell’avente diritto, entro il termine indicato dalla legge, costituisce motivo di invalidità delle delibere assembleari, ai sensi dell’articolo 1137 del Codice civile, come conferma l’attuale testo dell’articolo 66, comma 3, delle disposizioni di attuazione del Codice civile (introdotto dalla legge 220/2012) e non hanno alcuna rilevanza, ai fini della tempestività dell’avviso, né la data di svolgimento dell’assemblea in seconda convocazione, né il fatto che la medesima data eventualmente sia stata già prefissata (Cassazione sentenza 26 settembre 2013, numero 22047;e più di recente anche ordinanza 30 ottobre 2020, numero 24041).

La regolare preventiva e tempestiva convocazione di tutti i condòmini all’assemblea costituisce così il presupposto essenziale per poter poi approvare validamente le delibere nel corso dell’adunanza. Non si tratta insomma di un vuoto formalismo, ma di un delicato meccanismo finalizzato, da una parte, a garantire a ciascun condomino che verrà debitamente informato della data dell’assemblea che si svolgerà e degli argomenti che verranno sottoposti al voto degli intervenuti (restando in tal modo il condomino libero di scegliere di partecipare all’adunanza oppure di non presenziarvi, neppure attraverso un delegato, se non ne ha interesse) e, dall’altra parte, a prevenire la possibilità che una delibera, dopo la sua approvazione, venga impugnata da qualche condomino a causa della mancata convocazione di quest’ultimo.

Per questo motivo si afferma in giurisprudenza che in tema di assemblea di condominio, la preventiva convocazione degli aventi diritto a parteciparvi integra un’incombenza che di regola grava sull’amministratore, nonché un requisito di validità di ogni deliberazione, spettando dopo all’assemblea e, per essa, al suo presidente, il compito di controllare, sulla base dell’elenco degli aventi diritto eventualmente stilato dall’amministratore, la regolarità degli avvisi di convocazione, nonché di darne conto nel verbale della riunione, dato che si tratta di una delle prescrizioni di forma richieste dal procedimento collegiale, la cui inosservanza comporta l’impugnabilità della delibera, quando non viene presa in conformità alla legge (Cassazione sentenza 20 dicembre 2021, numero 40827).

Bisogna infine tenere conto anche del fatto che, secondo la giurisprudenza costante, è onere che ricade in capo al condominio quello di dimostrare che il condomino ha ricevuto l’avviso e non ricade invece sul condomino, che lamenta di non avere ricevuto la convocazione, l’obbligo di dimostrare l’omessa comunicazione (Cassazione sentenza 25 maggio 1984, numero 3231).Per questi motivi l’articolo 66, comma 3, delle disposizioni di attuazione del Codice civile, precisa in modo dettagliato anche quali sono le modalità ammesse per la trasmissione della convocazione.

Se, insieme alla consegna a mano (accompagnata dal rilascio di una ricevuta, naturalmente), la posta raccomandata (meglio ancora se con avviso di ricevimento) e la PEC, posta elettronica certificata (che consente di ottenere una ricevuta della trasmissione e della avvenuta consegna del messaggio alla casella di posta del destinatario), costituiscono gli strumenti che offrono senza dubbio le migliori garanzie per il mittente, resta invece aperto il dibattito sull’utilizzo della posta elettronica ordinaria che, pur essendo diventata ormai da tempo di uso comune anche nelle comunicazioni agli uffici pubblici, non è contemplata dall’articolo 66.

Non bisogna dimenticare infatti che un messaggio Pec può anche essere inviato ad una casella di posta elettronica ordinaria, che la riceve come può ricevere qualsiasi messaggio di posta elettronica tradizionale, vale a dire non certificata.In proposito è stato deciso che ai sensi del nuovo disposto dell’articolo 66, comma 3, l’amministratore deve usare le forme scritte imposte dalla norma e che, quindi, in caso di comunicazione effettuata dall’amministratore mediante Pec, la stessa si può ritenere effettuata validamente nel rispetto della legge soltanto se entrambi gli utenti (mittente e destinatario) siano titolari ciascuno di una propria casella Pec attraverso le quali vengono scambiati i messaggi (Tribunale di Genova sentenza 23 ottobre 2014, numero 3350).

Nello stesso senso Corte d’appello di Brescia sentenza 3 gennaio 2019, numero 4, ha deciso che in tema di convocazione dell'assemblea, l'unico strumento equipollente alla raccomandata indicata dall'articolo 66, comma 3, è la comunicazione trasmessa a mezzo Pec, dato che soltanto mediante tale modalità perviene al notificante un messaggio di accettazione e consegna dell'avviso; tuttavia la sentenza della Corte d’appello di Brescia, dopo avere affermato questo principio, ha ugualmente ritenuto che la convocazione tramite posta elettronica ordinaria era stata eseguita correttamente, perché era stato il condomino stesso ad aver richiesto la comunicazione attraverso un mezzo informale quale la e-mail ordinaria e senza avere indicato un indirizzo Pec.

Al contrario è stata dichiarata irregolare la convocazione dell’assemblea trasmessa ad un indirizzo di e-mail ordinaria e non all’indirizzo Pec espressamente indicato dal condomino all’amministratore per l’invio delle comunicazioni (Tribunale di Sulmona sentenza 3 dicembre 2020, numero 243).Riguardo alla possibilità che si possa considerare legittima pure la convocazione trasmessa mediante e-mail ordinaria invece che mediante posta elettronica certificata, Tribunale di Roma sentenza 23 luglio 2021, numero 12727 ha precisato che la posta elettronica ordinaria può formare piena prova dei fatti nella stessa rappresentati, come prevede l’articolo 2712 del Codice civile, se non vengono disconosciuti da colui nei confronti del quale viene prodotta.

In generale la sola e-mail, non sostenuta da altri riscontri e nella contestazione della controparte, non è idonea a provare la tempestiva ricezione dell’avviso; e la sentenza ha spiegato che ciò dipende dal fatto che la e-mail non è uno strumento che conferisce certezza alla comunicazione, a differenza della Pec che invece genera un codice univoco registrato, con marce temporali, dal provider, il quale, ai sensi dell’articolo 16-bis legge 2/2009, degli articoli 6 e 8 Dlgs 82/2005 e del Dpr 68/2005, produce gli effetti di una vera a propria raccomandata (ovviamente solo quando entrambi gli utenti siano dotati di casella di posta elettronica certificata), con la conseguenza che la posta elettronica non certificata non costituisce strumento idoneo a dimostrare l’effettivo avvenuto recapito dell’avviso, perché manca ogni evidente riscontro dell’avvenuta ricezione da parte del destinatario.

In questa stessa prospettiva e richiamando alcuni dei precedenti fin qui ricordati da ultimo Tribunale Tivoli, sentenza 5 aprile 2022, numero 493, ha affermato che l’articolo 66, comma 3, delle disposizioni di attuazione del Codice civile non prevede l’e-mail semplice come mezzo di convocazione dei condòmini, ma che ciò non implica che l’uso della stessa sia vietato, sempreché la ricezione della comunicazione sia garantita e, soprattutto - in caso di contestazione - possa essere provata; e che la questione si pone in termini diversi soltanto nel caso in cui sia stato lo stesso condomino ad esprimere la volontà di ricevere le convocazioni assembleari mediante e-mail ordinarie, in tal modo sottoponendosi volontariamente al rischio della mancata ricezione