I mercoledì della privacy: l'amministratore non può richiedere i documenti di identità dei condòmini

Spesso l'amministratore si trova a ricevere, magari senza neppure averlo mai richiesto in maniera espressa, il documento identificativo di qualche condomino. Altre volte invece per una prassi che si era consolidata nel tempo, la richiesta del documento di identità era inserita nel modello per la compilazione dell'anagrafica condominiale. L’articolo 1130 Codice civile al n. 6 prescrive l'obbligo per l’amministratore di curare la tenuta del Registro di anagrafe condominiale (detto Rac) , al cui interno sono riportate le notizie anagrafiche e patrimoniali essenziali utili per identificare e contattare tutti i partecipanti al condominio.

Per «Dato personale» si intende qualsiasi informazione (nome e cognome) concernente una persona fisica identificata o identificabile, anche indirettamente, oppure informazioni riguardanti una persona la cui identità può comunque essere accertata mediante informazioni supplementari (ad esempio, pensiamo al caso delle letture dei consumi, oppure, l'indirizzo I.P., o la targa di un'automobile, o le immagini di una persona).Da ciò e senza ombra di dubbio può dirsi che il Registro dell’anagrafe comporta un trattamento dei dati personali.

Il Garante, sin dal Vademecum del condominio del 2006, in relazione ai trattamenti ha tenuto a specificare che per l'amministratore non possono essere trattati i dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni, o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. Ha poi dettato regole pratiche “negative” vietando, ad esempio, di riportare in fogli cartacei o elettronici, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali «single», «non parteciperà all'assemblea», «va in vacanza a giugno», «risponde sempre la segreteria».

Nel Vademecum «Il Condominio e la Privacy» del 10 ottobre 2013 (sul sito del Garante alla pagina: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/2680240 ), si legge: «Il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l'equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo n.196/2003). Le diverse informazioni - sugli inquilini, sui condòmini, sugli appartamenti, sulla natura e sulla quantità dei consumi - contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare informazioni anche delicate sui vari abitanti del palazzo …(omissis).

L'amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli … (omissis). Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell'assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali.

Tra i dati che l'amministratore “può” trattare, quindi, non sono riportati i documenti identificativi dei condomini. Secondo il Garante, invece, solamente in due casi è possibile richiedere la fotocopia della carta di identità: quando bisogna acquistare una scheda per il telefonino, (articolo 6, comma 2, della legge 31 Luglio 2005 n. 155) e quando la richiesta ci viene fatta da una pubblica amministrazione (articolo 45 del Dpr del 28 dicembre 2000 n. 445).In nessun altro caso vi è un obbligo di rilascio di un nostro documento di identità.Una eccezione può aversi laddove l'amministratore si interfacci con gli Istituti di credito per richieste di prestiti o finanziamenti, nel qual caso occorre far riferimento al provvedimento del 27 ottobre 2005 [doc. web 1189435] su https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1189435 , nel quale il Garante ha fatto riferimento alla necessità di identificare una persona e le modalità con cui avviene l'identificazione, che può essere necessaria per portare a termine determinate attività, o potrebbe derivare dalla stipula di un contratto nel quale viene specificato l'obbligo di esibizione di un documento di identità.

In questi casi non è necessario alcun consenso da parte dell'interessato verso la banca mentre necessita di formalizzare il passaggio del documento tra il condomino stesso e l'amministratore, il quale dovrà anche impegnarsi a non conservarne copia ma di fare semplicemente da tramite, al fine di evitare un trattamento non pertinente e lesivo del principio di minimizzazione.Il trattamento di questa tipologia di dati personali raccolti a fini di identificazione è quindi in questo caso lecito, pertinente e non eccedente se effettuato nei termini di proporzionalità richiesti dal provvedimento in questione.

La conservazione di detto documento identificativo, si ripete strettamente necessaria al successivo inoltro alla banca, invece, anche ai fini dell'applicazione dell´articolo 15 del Codice– deve svolgersi nel rispetto delle necessarie misure di sicurezza anche al fine di prevenire accessi fuori dalle ipotesi consentite, e non può inoltre protrarsi oltre il tempo necessario in rapporto alle finalità perseguite.Al di fuori di questi casi previsti dalla normativa, non vi sono altri soggetti oltre alle forze dell'ordine e alla Pa laddove legittimata che possano chiedere l'esibizione e, soprattutto, conservare i documenti di identità di persone fisiche.Da ciò si deduce che l'amministratore di condominio non abbia alcun titolo per chiedere al condomino copia del documento. Al massimo, nel caso di eventuali deleghe, potrà chiedersi ai fini identificativi l'esibizione del documento del delegato, ma non anche la copia dello stesso né tantomeno conservarlo.