I mercoledì della privacy: il revisore dei conti condominiali, ruoli diversi secondo il tipo di nomina

Il revisore dei conti condominiale può essere nominato dal Giudice, dal condominio o dalla parte. Analizziamo le tre fattispecie.

Il revisore nominato dal giudice
Laddove l'incarico venisse affidato attraverso un provvedimento di nomina emesso dal Giudice, il revisore condominiale opera quale titolare del trattamento, posto che i Tribunali non procedono alla nomina del Consulente d'ufficio quale Responsabile del trattamento dati. Il revisore, nelle attività di ausiliario del Giudice, deve comunque seguire delle indicazioni specifiche che si rinvengono nei “Quesiti” che gli vengono posti dal giudicante ai sensi dell'articolo 191 Codice procedura civile ed indicate nel provvedimento di affidamento incarico.Nell'ordinanza di nomina notificata dalla cancelleria prevista al successivo articolo 192 non è previsto l'invio da parte della cancelleria di alcuna istruzione in relazione al trattamento dei dati degli interessati.

Nell'udienza di conferimento incarico, prevista dall'articolo 193 Codice procedura civile, il Giudice istruttore ricorda al consulente l'importanza delle funzioni che è chiamato ad adempiere, e ne riceve il giuramento di bene e fedelmente adempiere le funzioni affidategli al solo scopo di fare conoscere ai giudici la verità.Il provvedimento di nomina emesso dal Giudice, seppur privo di indicazioni specifiche in relazione al trattamento dei dati personali di cui il revisore entrerà in possesso, consente allo stesso consulente di poter trattare i dati personali di soggetti terzi rispetto al contenzioso originario (e quindi di avere la base giuridica a sostegno), laddove le informazioni che si potessero trarre da questi risultino basilari per la risoluzione della lite.

L'articolo 194 Codice procedura civile va oltre e dispone che il consulente del Tribunale può anche «compiere indagini da solo».Sul punto è bene che il Giudice vada comunque ad indicare un limite in relazione alle indagini oppure specifichi nel provvedimento che tipo di indagini e soprattutto verso quali soggetti interessati possano effettuarsi. Il rischio che incorre l'Ausiliario revisore dei conti condominiali nominato dal Tribunale, infatti, è che vada a trattare dati personali di soggetti terzi non interessati alla vicenda processuale e che questi possano contestare la legittimità di tale trattamento in quanto non chiaramente e specificatamente autorizzato dal Giudice.

Pertanto, laddove il Revisore ritenesse utile ampliare le proprie indagini andando ad interessare terzi soggetti non specificatamente indicati nel provvedimento, appare opportuno che chieda l'autorizzazione al Giudicante, depositando apposita istanza, attendendo il provvedimento di autorizzazione del Giudice che, ancora una volta, diverrà la base giuridica per il trattamento dei dati.

La nomina da parte del condominio
Diverso invece è il caso in cui la nomina del revisore dei conti avviene ad opera del condominio.In questo caso la base giuridica è l'incarico conferito dall'assemblea, che deve procedere a nominare il Revisore quale responsabile esterno del trattamento dei dati per conto del condominio titolare. La nomina in questione deve dare atto dell'incarico ad espletare il compito di verificare la contabilità condominiale, che deve essere redatta in forma scritta ai sensi dell'articolo 28 Gdpr, indicare la finalità del trattamento, nonché i mezzi e i modi per espletarli. Così facendo si va a circoscrivere il potere di compiere operazioni sui dati limitatamente al conseguimento dell'obiettivo richiesto dall'assemblea.

Il condominio titolare del trattamento ha anche, ai sensi dell'articolo 28 lettera h) Gdpr, il diritto/dovere di verificare la conformità alla normativa sul trattamento dei dati personali da parte del revisore responsabile del trattamento e, a tal riguardo, appare opportuno che venga predisposta un'apposita audit predisposta da parte dello stesso amministratore di condominio. Laddove l'amministratore del condominio sia anche nominato revisore, l'audit potrebbe comunque essere richiesta da un qualunque condòmino contitolare del trattamento dati.La mancanza di una nomina a responsabile del trattamento, comporta che il revisore acquisisca un ruolo di contitolare e che, pertanto, su di lui ricada l'obbligo di mettere a disposizione l'informativa agli interessati, specificando nel dettaglio le finalità, i mezzi e i modi nei quali intende espletare il trattamento. In entrambi i casi, sia il revisore titolare o responsabile, deve tenersi presente che, laddove tratti dati al di fuori delle finalità circoscritte nell'incarico specificatamente conferitogli, dovrà indicarlo nell'informativa e acquisire apposito consenso.

La nomina da parte di un singolo condòmino
Laddove invece il Revisore venisse nominato dal singolo condòmino, il quale intenda effettuare una perizia contabile di parte, occorre prendere in considerazione il potere di investigazione difensiva della singola parte. Sul punto l'articolo 327 bis Codice procedura penale dispone: «1. Fin dal momento dell'incarico professionale, risultante da atto scritto, il difensore ha facoltà di svolgere investigazioni per ricercare ed individuare elementi di prova a favore del proprio assistito …2. La facoltà indicata al comma 1 può essere attribuita per l'esercizio del diritto di difesa, in ogni stato e grado del procedimento, nell'esecuzione penale e per promuovere il giudizio di revisione.3. Le attività previste dal comma 1 possono essere svolte, su incarico del difensore, dal sostituto, da investigatori privati autorizzati e, quando sono necessarie specifiche competenze, da consulenti tecnici».

Siffatto potere è riconosciuto a favore del difensore (non della parte) in quanto può rendersi necessario al fine di raccogliere quegli elementi probatori che consentono di garantire una concreta realizzazione del diritto di difesa. Il consulente tecnico può intervenire qualora siano necessarie specifiche competenze. Dal momento che gli ausiliari agiscono su delega del difensore, il quale è titolare della difesa e responsabile del loro operato, è necessario che l'incarico sia conferito al consulente tecnico dal legale in forma scritta, specificando l'oggetto dell'indagine. All'interno di questo incarico a compire indagini, può essere considerato come legittimo il trattamento del dato da parte del revisore dei conti condominiali il quale, onde poterne limitare il raggio d'azione dei trattamenti consentiti, è bene che operi (ancora una volta), come responsabile del trattamento nominato per scritto dal medesimo difensore secondo i dettami dell'articolo 28 Gdpr, specificando bene le istruzioni e le finalità consentite.