I mercoledì della privacy: dati personali a rischio con le bacheche elettroniche condominiali

Mettere la tecnologia a disposizione del condominio è sicuramente una iniziativa lodevole, ma occorre stare attenti affinché questa non sia eccessiva e non vada, quindi, a ledere i diritti degli stessi condomini (ma anche dei terzi) che transitano nello stabile.

Stiamo parlando delle bacheche elettroniche, bella e utile invenzione che però rischia di portare il condominio a incorrere in sanzioni in ambito privacy. L'amministratore che intende installarle dovrà dapprima verificare se sono provviste di telecamera, indipendentemente dalla circostanza se questa venga o meno attivata. Il fatto che il dispositivo apposto sulla bacheca non sia attivo non vuol dire che non possa entrare in funzione perché, chi ne ha il comando da remoto, può comunque considerarsi nella capacità di avviarlo. Per di più, queste telecamere spesso possono anche registrare. Ciò posto, deve considerarsi pienamente applicabile al caso in specie il Regolamento Europeo 16/679 (Gdpr).

Ma questo significa che è sempre vietata l'installazione? No, semplicemente che devono essere sussistenti e dimostrati i requisiti previsti dalle Linee Guida dell'Edpb 3/2019 sugli impianti di videosorveglianza. In caso contrario, l'amministratore, sia laddove operi quale responsabile del trattamento dati, sia ove svolga il proprio ruolo come titolare autonomo del trattamento e legale rappresentante del condominio, rischia di vedersi ribaltata l'eventuale sanzione amministrativa che il Garante per la protezione dei dati personali emetterebbe a seguito di ricezione del verbale della Guardia di Finanza.

Per evitarlo, si dovrà innanzitutto dimostrare di aver messo a disposizione le informative. Occorre, quindi, aver affisso sia il cartello che l'informativa completa. Il primo, nel modello ultimo predisposto dal Garante e rinvenibile sul suo sito istituzionale, deve contenere le informazioni obbligatorie quali i dati del condominio, dell'amministratore, i diritti dell'interessato, i tempi di registrazione, le finalità specifiche sulla base delle quali si è inteso installare l'impianto e il rimando informatizzato (Qr code o link) dal quale si potrà scaricare l'informativa completa.Il cartello deve essere apposto prima del raggio d'azione della telecamera e deve essere visibile anche di notte. L'informativa completa, invece, deve possedere tutti i requisiti indicati nel Gdpr (articoli 12, 13 e 14 del Regolamento Ue 16/679).

Oltre all'aspetto delle informative, occorre dimostrare di essere a norma in relazione alla valutazione dei rischi che impongono le linee guida 3/2019. Il condominio, infatti, deve effettuare un'analisi che contempli l’effettiva necessità dell'installazione dell'impianto, che si determina come tale solo laddove ricorrano i due requisiti che rimandano ai princìpi di minimizzazione e finalità:

1) devono essersi verificati episodi criminosi nel condominio oggetto di videoripresa e deve trattarsi di accadimenti che non siano solamente ipotetici o probabili, ma reali;

2) non devono sussistere altri mezzi meno invasivi rispetto alla videosorveglianza, usati i quali si potrebbero ottenere gli stessi risultati di deterrente ma in modo meno invasivo per i diritti delle persone.

Ulteriore aspetto da non sottovalutare è, infine, collegato agli obblighi previsti dall'art. 32 Gdpr, che impone di applicare le misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, attraverso l'implementazione di misure di sicurezza analogiche e fisiche a protezione dei file che contengono dati personali. Queste attività, possibilmente, devono espletarsi tenendo presente l'obbligo dell'articolo 25 Gdpr di predisporre le procedure by default, cioè ancor prima di avviare i processi di trattamento. Secondo le Linee guida richiamate, «i dati personali dovrebbero essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati (minimizzazione dei dati)».

A tal proposito, deve considerarsi pacifico che «prima di installare un sistema di videosorveglianza, il titolare del trattamento deve sempre valutare criticamente se questa misura sia in primo luogo idonea a raggiungere l'obiettivo desiderato e, in secondo luogo, se sia adeguata e necessaria per i suoi scopi» , dovendosi «optare per misure di videosorveglianza unicamente se la finalità del trattamento non può ragionevolmente essere raggiunta con altri mezzi meno intrusivi per i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato». Laddove nel condominio che intenda installare la bacheca elettronica con telecamera non sussistano i succitati requisiti, per evitare eventuali rischi di natura legale o sanzionatoria, si potranno installare i device solo se fisicamente sprovvisti di telecamera.