I mercoledì della privacy: le indagini investigative dell'amministratore per compilare l'anagrafica

Nel Vademecum «Il Condominio e la Privacy» del 10 ottobre 2013, il Garante nazionale determina la necessità di effettuare la valutazione sul contemperamento degli interessi, compito dell'amministratore a cui si richiede l'impegno, ogni qualvolta si trovi a dover trattare un dato, di esaminare se questo possa essere comunicato o trattato da terzi, oppure se deve rimanere riservato. Secondo l'Autorità, infatti: «Il condominio è un luogo di stretta convivenza tra persone dove è essenziale l'equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno, garantito dal Codice della privacy (decreto legislativo 196/2003). Le diverse informazioni - sugli inquilini, sui condòmini, sugli appartamenti, sulla natura e sulla quantità dei consumi - contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare informazioni anche delicate sui vari abitanti del palazzo …(omissis). L'amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli … (omissis)».

Dall'analisi sull'opportunità di effettuare un trattamento, ne discende la possibilità per l'amministratore di ricavare i confini del trattamento e nel lavoro del Garante nazionale del 2013 si legge infatti che: «Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell'assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali».

Il riferimento del Garante è chiaramente rivolto all'articolo 1130 n. 6 Codice civile, e al registro anagrafe in esso richiamato, nella considerazione che sempre si deve tener presente della sussistenza di due distinti interessi in gioco: da una parte l’interesse del condomino affinché i dati raccolti siano tutelati e trattati secondo le indicazioni dettate dal Gdpr, dall’altra la tutela dell’intera compagine condominiale in relazione al principio di trasparenza che permea il rapporto contrattuale tra mandante e mandatario amministratore.

La necessità di una corretta gestione dello stabile è talmente prevalente rispetto alla riservatezza del dato personale che, all'amministratore di condominio è dato l'ulteriore compito di tenere sempre aggiornato il registro di anagrafica condominiale, ricordando che secondo la Cassazione (ordinanza 10824/2023 depositata il 24 aprile), «l’amministratore di condominio, al fine di assicurare una regolare convocazione dell’assemblea, è tenuto a svolgere le indagini suggerite dalla diligenza dovuta per la natura dell’attività esercitata, onde poter comunicare a tutti l’avviso della riunione, prevalendo su ogni apparenza di titolarità il principio della pubblicità immobiliare e quello dell’effettività non incidendo la disciplina in ordine alla tenuta del registro di anagrafe condominiale, di cui all’articolo 1130, n. 6), Codice civile, e all’obbligo solidale per il pagamento dei contributi in caso di cessione dei diritti, di cui all’articolo 63, comma 5, disposizioni attuative Codice civile, sull’acquisizione dello status di condomino e sulle conseguenti legittimazioni».

La norma codicistica, inoltre, ci ricorda che l'amministratore è tenuto ad informare gli stessi condòmini che ogni variazione dei dati deve essergli comunicata per iscritto entro 60 giorni dall'avvenuta variazione, compresa l'eventuale locazione dell'immobile, che deve essere trasmessa invece entro 30 giorni, e che, in caso di omessa o incompleta comunicazione l'amministratore, inviato un sollecito, può decorsi 30 giorni senza positivo riscontro, (anche se, alla luce della suesposta pronuncia della Cassazione, appare più appropriato “deve”), attivarsi per acquisire tutte le informazioni necessarie per l'aggiornamento del registro Anagrafe condominiale, addebitandone il costo ai responsabili.

Per di più, l'articolo 1129 n. 7 Codice civile prevede che, la mancata ottemperanza a questo obbligo, costituisce grave irregolarità e potrebbe permettere anche ad un singolo condomino di chiedere la revoca dell'amministratore al Tribunale competente.Da ciò ne discende che la base giuridica per effettuare i trattamenti da parte dell'amministratore è la norma anche in relazione alle indagini anagrafiche ed alle ricerche “investigative” ad esse collegate, le quali non necessitano né di autorizzazione né di consenso alcuno. Tra queste ben possono rientrare anche le ricerche in tribunale, in conservatoria e nelle anagrafi comunali.