I mercoledì della privacy: i principi che il Garante chiede di attuare nella gestione dell’anagrafica condominiale

Occorre premettere che, come chiarito più e più volte dal Garante per la protezione dei dati personali, per quanto riguarda la normativa sulla protezione degli stessi, i condòmini devono essere considerati contitolari di un medesimo trattamento dei dati di cui l'amministratore ha la concreta gestione. Da ciò discende che la contitolarità nel trattamento rende lecita per ciascun condomino la conoscenza dei dati personali trattati presso il condominio ai sensi degli articoli 1117 e seguenti del Codice civile. Questo assunto vale laddove tali dati sono raccolti ed utilizzati correntemente per le finalità riconducibili a tale disciplina.

In secondo luogo, non vi sono norme sul trattamento dei dati personali (dalla legge 675/1996, al Regolamento Ue 16/679 al Dlgs 101/2018) che intervengano per modificare la normativa relativa al condominio rinvenibile al libro III, titolo VII, capo II, del Codice civile e che vadano quindi ad incidere sull'applicazione delle norme in materia di costituzione dell'assemblea e di validità delle deliberazioni (articoli 1136 e seguenti Codice civile).Dall'applicazione di tali specifiche norme, come evidenziato dallo stesso Garante sin nel lontano provvedimento 42268 del 19 maggio 2000 ( https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/42268) intitolato «Amministrazioni di condominio – attività dell'amministratore di condominio», discende la necessità di individuare con esattezza i nominativi dei condòmini in quanto essi rappresentano elementi indispensabili ai fini della regolare convocazione assembleare, nonché per la verifica della validità delle stesse deliberazioni.

La documentazione che viene acquisita dagli studi di amministrazione può essere messa a disposizione dei condòmini che ne facciano richiesta al fine di verificare la regolarità delle suddette procedure assembleari o per proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni.Non si pone alcun veto, poi, affinché sia lo stesso regolamento di condominio a prevedere idonee modalità per verificare, anche periodicamente, la legittimazione dei singoli a intervenire all'assemblea o per aggiornare in sede assembleare i nominativi legittimati a partecipare alla stessa.

A seguito della riforma della materia condominiale del 2012, l’articolo 1130 Codice civile, ha inserito tra gli obblighi dell'amministratore che questi debba:
«6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe.Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili».

Compito dell'amministratore, a detta della norma, è quello di tenere costantemente aggiornato il Registro dell’anagrafe.È pur vero che l'amministratore mandatario non può considerarsi anche come un “investigatore”, ed infatti, la stessa normativa codicistica ha stabilito che: «Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni» e «L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili».

La giurisprudenza ha evidenziato che non si può esigere dall’amministratore un controllo giornaliero o periodico dei Registri immobiliari o delle altre fonti dalle quali egli deduca se i condòmini presenti nel Registro dell’anagrafe sono ancora tali o hanno alienato o perduto in altro modo la proprietà del proprio bene.Occorre quindi poter interpretare il contesto normativo caso per caso, sulla base del buon senso, quello che dovrebbe guidare nella propria gestione l'amministratore sia come buon padre di famiglia ma anche nel suo ruolo professionale di mandatario qualificato e formato.

Ulteriore problema si pone in relazione all’obbligo fissato dall’articolo 63, 5° comma, disposizioni attuative Codice civile di consegnare all’amministratore la «copia autentica del titolo di proprietà o di altro diritto reale o personale di godimento».Sul punto è intervenuto il Garante nazionale a seguito della Nota del Consiglio nazionale del Notariato. Sul punto l'Authority ha escluso «la sussistenza, in capo ai condòmini, dello specifico obbligo di allegare atti o copie di essi a riprova delle dichiarazioni rese» (Garante privacy, provvedimento 106 del 19 febbraio 2015).Ecco, quindi, che si consiglia di consegnare la “trascrizione dell'atto notarile” oppure l'atto notorio originario ma depurato da eventuali dati non pertinenti ed eccedenti (ad esempio il prezzo, il regime dei coniugi).

Qualora invece l'amministratore debba aggiornare il registro anagrafe in relazione ad eventuale locazione dell'immobile privato, in caso di inerzia del condòmino locatore, occorrerà accedere ai dati dell’agenzia delle Entrate.Laddove invece, il diritto reale fosse quello di abitazione (per esempio in caso di coniugi separati o divorziati che non comunicano all’amministratore, come legge vorrebbe, chi sia l’obbligato al pagamento in virtù dei loro accordi), l’amministratore dovrà rivolgersi comunque sempre al proprietario risultante in conservatoria, il quale poi potrà rivalersi sull’altro coniuge in virtù dei loro accordi.

Tutte queste operazioni ed indagini, vanno comunque effettuate nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza sanciti dall’articolo 9 della legge 675/1996. È pertanto, possibile procedere a tale accertamento previo esame dei soli dati realmente necessari a verificare gli elementi idonei a individuare la titolarità dei singoli soggetti a partecipare all'assemblea e l'ammontare delle singole quote rappresentate. Resta, pertanto, ferma, l'esigenza che il condominio, attraverso l'amministratore, adotti le dovute cautele per evitare che terzi non legittimati vengano a conoscenza dei dati.