L’accesso ai documenti condominiali: diritto o gentile concessione?

Quando parliamo di accesso e consultazione dei documenti del condominio, viene quasi sempre formulata la stessa domanda: un condomino ha diritto ad esaminare ed avere copia dei documenti di gestione del condominio? Domanda che, a dispetto di quanto si possa pensare, non è sempre necessariamente collegata all'imminenza di un'assemblea. A questa domanda, che potremmo definire d'ordine «generale», se ne aggiungono quasi sempre altre che potremmo definire «secondarie» e che elenco in ordine casuale, ma che per ogni condomino posso avere diversa importanza:
•Posso vedere tutti i documenti o solo alcuni?
•Devo rispettare una forma precisa per fare la domanda di esame e rilascio copia?
•L'amministratore potrebbe rifiutarsi di farmi vedere i documenti o parte di essi?
•Dovrò pagare dei diritti per il rilascio delle copie?
•Posso farne copia con il cellulare o con uno scanner portatile?
•Le copie dovranno essere “autenticate” dall'amministratore?
•C'è un termine entro il quale l'amministratore deve rispondere alla richiesta?
•Cosa succede se l'amministratore non risponde o, peggio, si rifiuta?

Il diritto di prendere visione degli atti
Intanto di base possiamo dire che ogni singolo condomino ha diritto a prendere visione (e, di conseguenza, ad estrarne copia) di tutti i documenti della gestione condominiale, tranne quelli individuali di altri singoli condòmini per i quali non vi sia ragione alcuna che un altro condomino li esamini senza violare la privacy. In genere l'esperienza ci dice che i documenti più richiesti sono i seguenti: registro anagrafico condominiale, contabilità, registro dei verbali di assemblea, regolamento condominiale, documenti bancari, contratti di fornitura e con appaltatori e manutentori, fatture e ricevute di spesa, rendiconto e preventivo, atti giudiziari.

Un buon amministratore che opera secondo legge dovrà conservare qualsiasi documento di gestione, così da poter essere sempre pronto a rispondere alle richieste di un condomino ed a dimostrare (allo stesso, all'assemblea e, nel caso, al giudice) il corretto funzionamento e gestione del condominio. La corretta ed ordinata conservazione di tutta la documentazione possiamo definirlo uno dei principali obblighi dell'amministratore, che dovrà in ogni caso conservarla per 10 anni a far data dalla singola registrazione (in tal senso dispone l'articolo 1130 bis del Codice civile). A tale obbligo consegue, poi, quello di dover diligentemente consegnare tutta la documentazione al suo successore in caso di rinuncia o revoca dell'incarico. Che poi, nei fatti, ciò avvenga sempre è un altro discorso.

Il diritto ad essere informati
Come detto, tutti i condòmini hanno diritto ad esaminare i documenti condominiali, così come hanno diritto di essere informati di eventuali criticità in essere (si pensi, ad esempio, alla verifica dei condòmini morosi) e - salvo i casi vietati dalla privacy - essendo quasi sempre questioni demandate alla decisione dell'assemblea, non v'è alcun limite o divieto che l'amministratore possa opporre al singolo condomino. Sul punto si è ben espressa la Cassazione la quale ha precisato che «non vi è ragione di impedire ai condòmini di esercitare, in ogni momento, la vigilanza ed il controllo sullo svolgimento dell'attività di gestione del condominio».

La Corte ha altresì precisato che tale attività non deve, però, diventare una forma di intralcio all'amministrazione, non deve andare oltre i limiti della correttezza e non deve essere del tutto estranea all'attività gestionale. In ogni caso i giudici hanno ribadito che ogni eventuale costo sarà a carico del singolo condomino che ne avrà fatto richiesta (delle copie, ovviamente). Ad onor del vero, va precisato che nessun onere potrà essere richiesto per la sola visione (ovvero per la riproduzione in proprio con cellulare o scanner) né è possibile richiedere una sorta di onorario, rientrando questo dovere nell'ammontare annuale del compenso deliberato in assemblea.

Modalità di richiesta libera
Ma esiste una forma o una modalità specifica per fare questa richiesta?Salvo che il regolamento preveda diversamente (cosa possibile ma abbastanza inusuale) la richiesta potrà essere fatta in ogni momento (e, quindi, non necessariamente prima di una assemblea) e con qualsiasi modalità. Dato che la legge nulla dice, non esiste un obbligo in capo all'amministratore di evadere immediatamente la richiesta, così come non potrà allo stesso tempo rinviarla senza data ovvero oltre i limite del ragionevole interesse del condomino, così come non potrà in nessun modo subordinare l'accoglimento della richiesta al pagamento delle spese condominiali di cui fosse moroso in quel momento il condomino richiedente. Si tratta, in quest'ultimo caso, di un'ipotesi tutt'altro che infrequente e molto delicata, dato che l'amministratore, in determinate circostanze, potrebbe incappare nell'ipotesi di reato di estorsione.

Affinché sia agevolato l'esercizio del diritto di accesso, l'articolo 1129 del Codice civile stabilisce che l'amministratore, una volta nominato, debba indicare ai condòmini il luogo dove si trovano i registri e i documenti, nonché i giorni e le ore in cui sarà possibile prenderne visione. Come detto, la legge prevede un vero e proprio diritto generale di accesso ai documenti condominiali, esercitabile da tutti coloro che ne hanno diritto (quindi, anche da eventuali inquilini o comodatari) con divieto per i soli terzi estranei. Nell'esercitare il proprio diritto, il condomino non è tenuto a fare richiesta di un preciso documento, ben potendo indicare genericamente, ad esempio, il registro dei verbali di assemblea.

Non necessario motivare la richiesta
E, a questo punto, sorge legittima un'ulteriore domanda:il condomino è tenuto a fornire, nella sua richiesta una motivazione per l'accesso ai documenti?Non dicendo nulla la legge, ancora una volta tocca alla Cassazione colmare il vuoto. I supremi giudici, infatti, hanno stabilito che non è necessario che un condomino specifichi nella richiesta il motivo per cui chiede l'accesso ai documenti condominiali, spettando al contrario all'amministratore l'onere di provare che non v'è alcun interesse in capo a chi fa la richiesta con riguardo a quei precisi documenti e/o che la stessa è fatta al solo fine di infastidire la normale e corretta gestione condominiale. Ed infatti, va detto che la richiesta non deve mai interferire con l'ordinaria attività dell'amministratore né essere fatta in modo da creare disguidi o maggiori oneri in capo allo stesso.

L’eventuale rifiuto della richiesta
E se l'amministratore si rifiuta di consentire l'accesso o il rilascio di copia dei documenti?In questo caso è utile distinguere fra richiesta connessa ad una delibera che dovrà essere adottata dall'assemblea, dalla semplice richiesta che il condomino può fare a prescindere che vi sia o meno una votazione in vista.Nel primo caso, il diniego dell'amministratore di poter accedere alla documentazione necessaria alla valutazione della delibera assembleare da adottare - si pensi al caso di esame dei documenti relativi all'approvazione del consuntivo - determina l'invalidità della delibera di approvazione. Conseguenza, però, che non si avrà nel caso di approvazione del preventivo dato che, in genere, si tratta di un documento redatto sulla base della gestione dell'anno precedente ed è riferibile a spese ancora da effettuare.

Nel secondo caso, se la richiesta non è legata ad una specifica votazione da adottare in assemblea, l'amministratore rimane comunque obbligato a consentire l'accesso e, se non lo fa, l'interessato potrà rivolgersi al tribunale e proporre un ricorso in via d'urgenza (il cosiddetto articolo 700 del Codice di procedura civile) con cui chiederà al giudice di ordinare all'amministratore l'esibizione dei documenti. L'amministratore sarà anche condannato al rimborso delle spese processuali sostenute dal condomino. In entrambi i casi di diniego d'accesso, l'amministratore potrà essere revocato dall'assemblea o facendone richiesta al giudice, qualora il condominio non raggiunga la maggioranza per votare la sfiducia.

No alla consegna degli originali
Da ultimo, un paio di questioni che a volte creano problemi e fraintendimenti nella vita condominiale. L'amministratore è sì obbligato a consentire l'accesso e a rilasciare copia dei documenti, ma non a consegnare gli originali degli stessi, dato che a norma di legge ne è custode e responsabile per 10 anni. Potrà quindi far visionare gli originali ma legittimamente opporre un netto rifiuto alla loro consegna. Abbiamo visto che, una delle domande ricorrenti, è se l'amministratore debba «autenticare» le copie che rilascia al condomino. Ma in cosa consiste esattamente questa autentica? Ci risponde il Codice civile che, all'articolo 2719, ci dice che le copie fotostatiche di una scrittura hanno la stessa efficacia dell'originale, ma ciò a condizione che la loro conformità sia attestata da un pubblico ufficiale (o da altri soggetti indicati di volta in volta da specifiche norme di legge).

Dato che l'amministratore non è un pubblico ufficiale, egli non potrà autenticare nulla (e, del resto, se lo facesse non avrebbe alcun valore) dato che nessuna norma gli conferisce questo potere. E dato che, nel caso in esame di accesso ai documenti condominiali, siamo in un ambito privato, ogni copia di documento dovrà presumersi conforme all'originale fino a prova contraria che dovrà essere data da chi ne avrà interesse. Insomma, volendo trarre una conclusione, la vita condominiale è già di per sé complessa e complicata senza bisogno che ci si mettano i condòmini o l'amministratore a complicarla ulteriormente ed inutilmente.