I mercoledì della privacy: responsabilità del mandatario amministratore negli appalti condominiali ed il Gdpr

Il Dlgs 196/2003 e la normativa codicistica non sempre vanno nella stessa direzione. Occorre quindi necessariamente conoscere a fondo entrambe le discipline per evitare di incorrere in errori e rischiare sanzioni o azioni risarcitorie. La normativa civilistica disciplina all'articolo 1703 Codice civile riguarda il contratto di mandato col quale una parte (mandatario), si obbliga a compiere uno o più atti giuridici per conto dell’altra (mandante). Questo tipo di rapporto riguarda in maniera diretta il ruolo dell'amministratore che, nella sua attività di gestione della cosa comune, è inquadrabile come mandatario del condominio.

Nello svolgimento del proprio incarico di mandatario, l'amministratore si affida inevitabilmente a terzi soggetti per l'esecuzione di molte attività. Ancor di più questo avviene nello svolgimento delle incombenze collegate ai contratti di appalto, per le attività di natura tecnica (direttore dei lavori, pratiche di fattibilità, sicurezza), nonché per lo svolgimento delle pratiche fiscali normalmente collegate ai contratti di appalto; lo stesso dicasi per le eventuali asseverazioni, nonché laddove si debbano gestire situazioni di possibili criticità (con interventi di avvocati, ma anche Organismi di mediazione, Camere arbitrali).

Analizzando l'articolo 1717 Codice civile si legge che, a tutela in questo caso del condominio, «il mandante può agire direttamente contro la persona sostituita dal mandatario».A tal proposito, deve evidenziarsi come un errore nello svolgimento delle pratiche collegate ai lavori sugli appalti può comportare rischi incalcolabili che possono arrivare anche alla perdita del beneficio fiscale e alla conseguente successiva rivalsa nei confronti dell’amministratore.

Si deve però delineare correttamente le responsabilità dell'amministratore, ed effettuarsi un distinguo: se la nomina dei vari professionisti coinvolti è specifica (ad esempio «Il condominio nomina l'Ing. …. come responsabile della sicurezza/direttore tecnico), l'amministratore risponderà solo nel caso in cui impartisca istruzioni specifiche al professionista e queste porteranno a conseguenze tali da comportare danni al condominio stesso; in questo caso, l'amministratore potrà essere chiamato a risarcire i danni che saranno la diretta conseguenza di queste istruzioni. Potrà poi valutarsi, caso per caso, se sia configurabile una responsabilità solidale con il tecnico nominato laddove risultasse evidente l'incompetenza, l'imperizia e la negligenza di quest'ultimo.

Ove, invece, il condominio deleghi l'amministratore in maniera generica a scegliere, ad esempio, «un responsabile della sicurezza specializzato», delegando quindi al mandatario la scelta del soggetto da nominarsi, l'amministratore risponderà soltanto quando abbia peccato in leggerezza nella verifica delle competenze e dei requisiti del tecnico a cui affidare l'incarico. Si tratta della culpa in eligendo, scongiurabile utilizzando la semplice diligenza del «buon padre di famiglia».

Può capitare anche l'ipotesi in cui, invece, il condominio non autorizza l’amministratore ad effettuare alcuna nomina, perché, ad esempio, questa è semplicemente suggerita dai consiglieri ma mai realmente formalizzata in sede di assemblea condominiale, oppure potrebbe riguardare il caso di una nomina sottoscritta dall'amministratore nelle more di essere ratificata in sede assembleare. In tale ultima circostanza il mandatario risponde dell’intero operato, quindi non solamente in caso di colpa nella scelta del professionista.

La via d'uscita la si potrebbe parzialmente rinvenire nell’articolo 1717 Codice civile, ove si legge che il mandatario risponde se ha provveduto a nominare il sostituto «senza esservi autorizzato o senza che ciò sia necessario per la natura dell’incarico».Quindi, l’amministratore risponde in via alternativa qualora l’assemblea non lo abbia autorizzato alla nomina oppure se, a prescindere dalla mancata autorizzazione, la sostituzione non fosse necessaria per la natura dell’incarico.

In mancanza quindi di un incarico assembleare, l'onere della prova per scagionare l'amministratore è più difficoltoso, posto che si dovrà dimostrare la necessità della sostituzione. In mancanza di elementi a supporto in tal senso, sarà il mandatario a doversi ritenere come unico soggetto legittimato ad effettuare la prestazione d'opera intellettuale e, pertanto, l'unico destinato a vedersi imputata l'eventuale azione risarcitoria. D'altra parte, però, non può chiedersi all'amministratore il rischio di assumersi incarichi estremamente delicati e specialistici senza l'ausilio di soggetti competenti.

La normativa sul mandato, in relazione alle nomine dei tecnici, si va inevitabilmente ad interfacciare con quella privacy, secondo cui, devono essere inquadrate come sub-responsabili del trattamento dati le figure professionali nominate dal mandatario amministratore (sostituti), nel momento in cui questi acquisiscono il mandato per lo svolgimento delle rispettive attività. Questi sostituti devono divenire (sub) responsabili esterni del trattamento dati solo laddove, nello svolgimento del proprio incarico, si trovano a trattare dati personali dei condomini.

L'amministratore nominato quale responsabile ex articolo 28 Gdpr, nel momento in cui abbia acquisito una delega generica in tal senso, può nominare uno o più soggetti come responsabili del trattamento, al fine di consentire a questi di gestire i dati personali del titolare del trattamento (in questo caso dei condòmini contitolari). Questo passaggio deve avvenire attraverso la nomina formale così come prevista dal medesimo articolo 28 Gdpr, contrattualizzando i limiti dei trattamenti, stabilendo finalità, modalità, durata dei trattamenti e di conservazione dei dati. Il contratto di nomina vincola il sub-responsabile al trattamento dei dati ad effettuare i processi per conto del titolare (condominio) e del responsabile (amministratore) in maniera conforme al Regolamento e secondo le finalità che l'amministratore andrà ad impartire per le quali i dati possono essere trattati e conservati.

Dal connubio delle due norme, l'articolo 1717 Codice civile relativo all'inquadramento della figura dei sostituti e l'articolo 28 Gdpr relativo ai responsabili del trattamento dati, si può concludere che l’amministratore per tutelarsi dovrà far esplicitare, in sede di verbalizzazione nell’assemblea di approvazione dei contratti di appalto, se gli adempimenti da svolgere che necessitano trattamenti di dati verranno portati a termine da lui stesso, dai suoi collaboratori di studio o da soggetti terzi esterni, indicandone nel dettaglio i dati e le referenze sulle competenze.In caso contrario l'amministratore si esporrebbe al duplice rischio: di incorrere in sanzioni in caso di controlli/ispezioni ad opera del Garante nazionale (articolo 83 Gdpr; di subire azioni risarcitorie da parte dell'interessato che asserisca di aver subito un danno (articolo 82 Gdpr e articolo 1717 Codice civile).