I mercoledì della privacy: come l'amministratore può fornire ai condòmini l'informativa per il trattamento dati

Dura la vita dell'amministratore di condominio, anzi durissima. Non basta il Codice civile, le normative sulla sicurezza, quella sull'antiriciclaggio, lo Statuto dei lavoratori, il regolamento di condominio, le normative tecniche … ci voleva anche la privacy.

Il primo adempimento che la normativa sul trattamento dei dati personali impone a qualunque titolare del trattamento è la messa a disposizione dell'informativa (articolo 13 del Gdpr, rubricato “Dati personali raccolti presso l'interessato, informazioni da fornire”). Secondo la norma, in caso di raccolta presso l’interessato di dati che lo riguardano, il titolare del trattamento condominio, in persona del legale rappresentante amministratore, fornisce all’interessato le informazioni riguardanti l’identità e i dati di contatto propri e del titolare del trattamento condominio, le finalità del trattamento cui sono destinate le informazioni sensibili (collegate al rapporto di mandato ad amministrare come disciplinato dalla legge, nonché la base giuridica del trattamento che, nel caso in specie, è il contratto di mandato, gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali, l'eventuale intenzione dell'amministratore di trasferire dati personali a un paese terzo (in caso, ad esempio, di cloud extra Ue) e l’esistenza o l’assenza di una decisione di adeguatezza della Commissione, con anche l'eventuale riferimento alle garanzie appropriate o opportune, i mezzi per ottenere una copia di tali garanzie o il luogo dove sono state rese disponibili.

Inoltre, nell'informativa dovranno essere indicati anche il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al condominio, per il tramite dell'amministratore, l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati e, infine, quello di proporre reclamo all'Autorità Garante. L'amministratore potrà anche inserire nell'informativa le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati (lettera E, articolo 13 del Gdpr).

Il passaggio fondamentale che l'amministratore deve tenere in considerazione in relazione all'obbligo collegato all'informativa è che questa non deve necessariamente essere inviata a tutti, bensì deve essere messa a disposizione di tutti gli interessati. I modi per adempiere a questa incombenza e renderla così meno gravosa possono essere molteplici e tutti parimenti validi da un punto di vista giuridico. L'amministratore così:

1)può decidere di inserire l'informativa su un portale web del suo studio e mettere l'url sulla carta intestata, indicando le modalità per visionarla e scaricarla;

2)potrebbe inserire l'url sulla mail intestata, laddove si specifichi anche le credenziali di accesso per poter visionare l'informativa;

3)si può allegare all'avviso di convocazione assembleare inviato a mezzo pec o raccomandata con ricevuta di ritorno;

4)si può inserire nel modello di anagrafica che consegna ai propri condòmini per aggiornare i dati che li riguardano;

5)si può consegnare brevi mani per il tramite del portiere o del consigliere, magari raccogliendo le ricevute della consegna;

6)si può anche leggere e consegnare in sede di assemblea condominiale allegandola al verbale stesso;

7)si può anche mettere a disposizione in app condominiali o sul sito del condominio, avendo cura di dimostrare di aver messo nelle condizioni il condòmino di potervi accedere con credenziali ad esso riservate.

La normativa, dunque, non pone limiti e l'amministratore può scegliere la forma che ritiene più idonea per il contesto che va ad amministrare o per le procedure tecniche e organizzative che è solito utilizzare. Nulla esclude che si possano scegliere due o più modalità differenti. Certo è che l'amministratore, se vuole essere preciso nel dettagliare le finalità all'interno dell'informativa, deve tenere presente che il condominio disporrà di informative diverse, connesse alle differenti finalità in relazione ai trattamenti che si faranno sui dati dei proprietari rispetto a quelli degli inquilini o comodatari.

Infine, se l'amministratore intende trattare i dati personali di cui dispone per finalità diverse rispetto a quelle connesse al mandato ad amministrare (ad esempio, marketing, contrattualistica, consulenza etc.), dovrà mettere a disposizione dei condòmini un'altra informativa nella quale risulterà lui come titolare del trattamento (e non più il condominio), riportando le finalità diverse da quelle per cui i dati sono stati raccolti. In quest'ultimo caso, il titolare dello studio di amministrazione dovrà anche preoccuparsi di raccogliere i necessari consensi per dare avvio al nuovo trattamento che intende effettuare.