I mercoledì della privacy: l’accesso del condomino alle immagini dell'impianto di videosorveglianza

Partiamo dal presupposto che il Gdpr non ha lo scopo di impedire il trattamento dei dati personali ma di regolarlo affinché i dati personali possano circolare in modo protetto garantendo i diritti e le libertà delle persone. Questa protezione può essere letta come «minimizzazione del dato», «adeguatezza del trattamento», «aggiornamento», «limitazione della conservazione» (tutti principi generali del trattamento, articolo 5 Gdpr, riassumibili nella proattività alla norma richiesta con l'accountability la quale, inoltre, ci richiede di fornire la prova documentale di aver ottemperato ai suddetti principi generali.
Affinché tutto questo si realizzi, viene previsto che i soggetti che fanno parte del trattamento (interessato - titolare del trattamento - responsabile del trattamento - addetto) sia formati al riguardo e rispettino ognuno alcuni “accorgimenti”.

Tra i principi generali c’è quello che impone di trattare i dati solo se possibile farlo con una adeguata sicurezza tecnica e organizzativa.Nello specifico le misure tecniche organizzative tendono a preservare:
- riservatezza (ossia la caratteristica per la quale i dati devono essere accessibili solo alle persone che devono accedervi),
- integrità (i dati devono rimanere integri, ossia devono essere modificati, nel caso, solo per ragioni specifiche e da persone che siano state autorizzate a farlo),
- disponibilità (i dati devono poter sempre essere “recuperabili”, ossia non bisogna “perderli”).

Da quanto sopra ne discende che chi gestisce i dati, per proteggerli, deve:
- autorizzare specificamente e per iscritto i soggetti che, agendo sotto l'autorità di un titolare del trattamento, trattino, appunto, dati personali che gli interessati hanno “affidato” a quel titolare
- verificare che questi soggetti siano adeguatamente istruiti, ossia siano date loro specifiche istruzioni su cosa possono e cosa devono fare (così come su cosa non possono e non devono fare con i dati di cui possono venire a conoscenza) e abbiano compreso la necessità di preservare i parametri della riservatezza, integrità, disponibilità.

Come specificato dal Garante privacy, il condominio è da considerarsi, nella sua interezza, titolare del trattamento dei dati personali e i singoli condomini sono co-titolari del trattamento. L’amministratore, titolare o responsabile che sia, potrà trattare i dati dei condòmini solamente per le finalità del proprio mandato (gestione della cosa comune).Andando ad analizzare la videosorveglianza in condominio, questa è da sempre considerata una extrema ratio per la tutela degli interessi condominiali.Prima di giungere all’installazione dell’impianto condominiale, infatti, il Titolare del trattamento dovrebbe svolgere un'analisi sul legittimo interesse che prenda in considerazione i rischi e che la giustifichi.

Sul punto, il considerando 4 Gdpr indica che «ll diritto alla protezione dei dati di carattere personale non è una prerogativa assoluta, ma va considerato alla luce della sua funzione sociale e va contemperato con altri diritti fondamentali, in ossequio al principio di proporzionalità».In merito all'installazione di un impianto di sorveglianza condominiale, nell'analizzare il rischio, i titolari dovranno dare atto di aver valutato come necessario il trattamento tramite videosorveglianza, magari riferendosi a precedenti furti proprio a dimostrazione di un pericolo assolutamente concreto.

Come indicato dalla stessa corte di Giustizia europea (sentenza dell’11 dicembre 2019), è sempre il titolare a dover effettuare il giudizio di proporzionalità, effettuando una valutazione in concreto, dandone evidenza documentale ed ovviamente assumendosene la responsabilità.La videosorveglianza, rappresentando un trattamento di dati personali, soggiace ai principi sopra meglio richiamati e, in primis, ne consegue che alle immagini della videosorveglianza potranno e dovranno accedere solo le persone che il titolare (condominio, che manifesta le proprie decisioni tramite le assemblee) abbia autorizzato, istruito e formato.È dunque, l'assemblea a decidere come effettuare il trattamento dei dati per il tramite della videosorveglianza.

In tutto questo, può il singolo condòmino accedere alle immagini? I casi in cui ciò può accadere possono essere così elencati:
- il condòmino, se in possesso di requisiti tecnici/professionali ritenuti sufficienti da parte della compagine condominiale, potrebbe essere stato nominato come Responsabile dall’assemblea. In quel caso, quindi, gli sarebbe affidato interamente il servizio e dovrà quindi rifarsi a quanto contenuto nell’atto di nomina.
- il condomino potrebbe richiedere l’accesso «solo per una volta» (perché magari è successo qualcosa alla sua proprietà e ha quindi un interesse legittimo ad acquisire le immagini, ma in questo caso deve supportare la richiesta con apposita documentazione attestante l'interesse legittimo (denuncia/querela, indagini difensive, difesa in giudizio).
-il condòmino è, nel suo ruolo, anche titolare del trattamento. Come tale ha diritto a visionare le immagini che lo riguardano (oscurando ogni altro dato personale (quindi i volti di chiunque altro). Posto poi che l'estrapolazione e il conseguente oscuramento delle immagini relative ad altri soggetti determina un lavoro da parte del responsabile del trattamento delegato dal condominio all'estrapolazione, questi potrà pretendere un compenso per il tempo che l'adempimento a tale attività potrà comportare.

La richiesta di accesso alle immagini da parte del condòmino dovrà arrivare in forma scritta, vista l'importanza e la delicatezza dei dati in questione e della conseguente “documentabilità” della richiesta, sia per chi la pone che per chi la deve mettere poi in esecuzione.Dovrà inoltre essere dettagliata in merito al periodo (esempio la fascia oraria dell'accadimento del giorno e delle ore e deve essere giustificata nel suo interesse).

Il responsabile del trattamento dovrebbe, ricevuta la richiesta, contemperare e bilanciare il diritto del condomino di accedere alla “documentazione” con quello, comunque, di tutela della riservatezza degli altri condòmini e i doveri che da questa tutela, come detto, derivano.È così opportuno che l’amministratore nominato responsabile per la videosorveglianza, non dia libero accesso alle immagini a qualsiasi condomino senza che questo documenti il proprio legittimo interesse ossia la presenza di reati o di situazioni gravi, come furti, rapine, danneggiamenti ad immobili privati o a parti comuni.

Tale giustificazione potrebbe consistere nell’inviare copia di una denuncia o anche una comunicazione di un avvocato che abbia necessità di accedere alla documentazione/immagini per esercitare il diritto di difesa del condomino.Posto, infine, che tale attività non è ricompresa in quella ordinaria dell’amministratore di condominio, l'amministratore potrà nell’atto di nomina inserire il costo di tale ulteriore attività che sarà a cura del Titolare del trattamento o, laddove responsabile addebiti il costo per le attività connesse al ruolo che svolge.