Le teleassemblea in condominio, opportunità e rischi
La gestione della privacy prevede in particolare nuove incombenze in capo all’amministratore
La pandemia, ancora in essere, ha indotto l'intera popolazione ad adeguarsi ad una evoluzione rapidissima nell'uso dei sistemi informatici, al fine di eliminare la barriera delle distanze e potere procedere nella vita quotidiana ad espletare funzioni importanti e non procrastinabili, senza infrangere i protocolli anticovid. Fra le urgenze che sono state rappresentate e sottoposte al legislatore, sono state immediatamente legittimate e normate le esigenze di società, cooperative e associazioni che interagiscono nella realtà pubblica, le quali sono state autorizzate immediatamente, nel corso del primo evento pandemico, allo svolgimento delle assemblee in forma di tele assemblee.
Diversa sorte è toccata al condominio, che, quale ente di diritto privato gode di una discreta autonomia gestionale, ma le cui urgenze hanno dettato la necessità di ricorrere ad una valida alternativa alle assemblee in presenza, che restano comunque l'opzione primaria.Considerato anche che, la giurisprudenza ha spesso sostenuto l'applicabilità della normativa dettata per le società alla materia condominiale, si è posta la questione circa la possibilità di consentire lo svolgimento da remoto delle assemblee condominiali sulla base dell'applicazione delle disposizioni di cui all'articolo 106 del Dl Cura Italia (numero 18/2020), che è stata finalmente recepita dal legislatore anche in ambito condominiale.
L’introduzione delle assemblee da remoto nel Codice
Così il legislatore ha apportato importanti e significative modifiche all'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, ovverosia alla norma di legge che disciplina le modalità di convocazione dell'assemblea condominiale.Determinante la modifica al Codice civile da parte del legislatore, atteso che il Tribunale di Bergamo, ha stabilito che l'assemblea convocata in modalità di videoconferenza prima dell'entrata in vigore del Dl 14 agosto 2020, n. 104 è viziata in origine e le relative delibere assunte sono annullabili. (Tribunale Bergamo 13 gennaio 2022).
In particolare, con l’articolo 63 comma 1-bis lettera a) del Dl 104/2020 si è provveduto alla modifica del comma tre, in quanto è stata aggiunta la locuzione «….o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa».È stato inserito dall’articolo 63 comma 1-bis lettera b) del Dl 104/2020 e successivamente modificato dall’articolo 5-bis, comma 1), del Dl 125/2020 convertito con modificazioni dalla legge 27 novembre 2020, numero 159 un ultimo comma che così recita «Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condòmini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le medesime formalità previste per la convocazione».
L’approvazione a maggioranza (per teste)
L'esclusione della previsione regolamentare si è resa necessaria al fine di evitare immediati ricorsi in assenza di previsione, richiamando il solo dettato legislativo così da renderla fruibile nell'immediato con la semplice maggioranza dei condòmini (per teste), con la previsione della modalità telematica espressamente indicata nell'avviso di convocazione, con indicazione precisa dell'indirizzo internet della piattaforma che verrà adoperata e le modalità di accesso e di collegamento, con le credenziali e le password all'uopo necessarie, nonché tutte le istruzioni occorrenti per l'accesso, in modo da garantire alla totalità dei condòmini l'effettiva possibilità di partecipare alla riunione a distanza. Nel silenzio di legge alcuna preclusione sembra possa esserci per la modalità mista di tenuta della assemblea condominiale, considerato che il luogo dell'assemblea non può comunque essere virtuale e deve essere comunque data indicazione di una sede fisica di svolgimento dell'assemblea.
La sottoscrizione del verbale da parte del presidente
Oltre al consenso della maggioranza dei condòmini che è dunque un requisito indispensabile per la validità dell'assemblea da celebrarsi in videoconferenza la modifica legislativa fa anche riferimento al verbale assembleare.Il nuovo comma 6 dell'articolo 66 disposizioni attuative impone (sembra solo per le riunioni on line) la sottoscrizione del verbale da parte del presidente dell'adunanza, considerandolo un requisito di forma, la cui assenza potrebbe, quindi, anche essere censurata in base all'articolo 1137 Codice civile: in altre parole potrebbe rendere la delibera annullabile.
Premesso ciò, in tema di tele-assemblea, con la nuova formulazione dell’articolo 66, comma 6, il legislatore ha previsto che «in tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le medesime formalità previste per la convocazione». Secondo una prima lettura, i suddetti soggetti, ossia il presidente ed il segretario, dovrebbero stare in un unico posto fisico, ma non necessariamente potendo operare entrambi da remoto: in quest’ottica, il presidente dirigerà la discussione e detterà al segretario l’esito delle votazioni. Il fatto che il verbale di cui sopra debba essere redatto (dal segretario), sottoscritto (dal presidente) e trasmesso (all’amministratore ed a tutti i condòmini) fa pensare ad un verbale cartaceo, anche se, in linea con l’innovativa modalità di svolgimento dell’assemblea, sarebbe meglio optare per un verbale assembleare «telematico» (compilato contestualmente in formato digitale dal segretario e firmato, scannerizzato e inviato al presidente agli altri partecipanti alla riunione virtuale).
La gestione della privacy
Dunque, la chiusura del verbale avviene previa firma da parte di coloro i quali sono chiamati ad assumere le vesti delle due figure cardine nei lavori assembleari.Secondo il nuovo articolo 66 , dopo la sottoscrizione, l’amministratore sarà tenuto, in caso di video-assemblea, a trasmettere il verbale a tutti i condòmini con le stesse modalità previste per la convocazione: consegna a mano, fax, posta elettronica certificata o raccomandata.Ma in questa ottica non si può dimenticare la gestione della privacy in condominio atteso che d'ora in poi tutti i condòmini saranno tenuti a fornire un indirizzo di posta elettronica nonché riferimento telefonico cui contattarli in caso di problemi tecnici durante la tele assemblea, il tutto senza che gli altri condòmini possano entrare in possesso dei medesimi dati personali.
In passato per il Garante della privacy non rientravano tra i dati obbligatori, il telefono e la mail, per i quali, con altrettanti provvedimenti, il Garante ha specificato la necessità che l’amministratore, laddove intendesse trattarli, avrebbe dovuto acquisire il consenso da parte del condòmino.Dopo l’autenticazione, per usufruire della piattaforma, il condomino dovrà accettare le condizioni relative al trattamento dei dati nel rispetto del Regolamento Ue 2016/679. Subito dopo, il condomino dovrà confermare la propria presenza nell’apposito “registro delle presenze” indicato in piattaforma. Esaurite le verifiche preliminari e la regolarità dell'accesso di ognuno, i condòmini potranno accedere alla stanza virtuale per dialogare sui temi oggetto di discussione.
Impossibile partecipare senza videocamera?
Nella schermata principale, oltre alle funzioni di base indicate precedentemente per l’amministratore, i condòmini avranno a disposizioni ulteriori funzioni come quello riguardante il caricamento della delega e quello relativo alla possibilità di scaricare il verbale firmato dal presidente e dal segretario. Inoltre, ovviamente, i condòmini avranno a disposizioni i comandi relativi al voto: favorevole, contrario o astenuto. Prima della discussione, i condòmini devono attivare videocamera e microfono, sembra esclusa la partecipazione senza l'utilizzo della videocamera che deve legittimare la presenza dei soli aventi diritto.
I compiti dell’amministratore
In virtù di quanto esposto, proprio per garantire a tutti una partecipazione nel pieno rispetto delle norme sulla privacy, sarebbe opportuno per l’amministratore informare (appunto previo consenso) preliminarmente di tutte le regole che ruotano intorno a questa nuova modalità di tele-assemblea: modalità di accesso, funzionalità audio e video, riconoscimento, delega, partecipazione, discussione, approvazione, contestazioni, il rispetto dell’alternanza del tempo di parola, il rispetto dell’ascolto dell’esposizione dei vari interlocutori. L’amministratore, del resto, dovrebbe gestire la stanza e il collegamento, nonché il compito di vigilare che si rispettino le regole di questa modalità.
In caso di problemi tecnici, sarebbe opportuno sospendere la conversazione fino al ripristino del collegamento; in queste situazioni, si suppone che l’amministratore dovrà utilizzare i recapiti telefonici dei condòmini (comunicati mediante l’apposito consenso). Ed ancora, al fin di poter disporre di un riscontro pedissequo di quanto avvenuto in sede di assemblea, la riunione telematica dovrebbe essere registrata dall’amministratore solamente per avere certezza e, quindi, riscontro di quanto accaduto al fine gestire eventuali richieste di accesso o contestazioni. La registrazione video di tale incontro virtuale sembra consentita, anche se il Garante della privacy, in precedenza, per le riunioni in presenza, l’aveva ammessa solo con il consenso degli interessati, ma qui si tratta di divulgare un documento solo ai fini dell’esercizio di un diritto in via giudiziaria che, ai sensi del Codice della privacy, consente appunto ottenere la verbalizzazione senza il consenso dell’interessato.
Conclusioni
La possibilità di agevolare le assemblee a distanza anche per i condòmini sembra muovere i primi passi per una realtà che potrebbero semplificare la gestione condominiale considerando la maggiore adesione dei partecipanti che non devono scomodarsi da casa e possono seguire le riunioni in ambiente confortevole, ma sicuramente la stringata introduzione normativa lascia propendere per la creazione di un vademecum normato al fine di evitare possibili impugnative strumentali e dilatorie.
