Rendiconto e software gestionali. Le anomalie da evitare. 4/Lo stato di ripartizione

Continua l'analisi delle criticità presentate da alcuni software gestionali in tema di contabilità e fiscalità condominiale che rischiano di far finire in tribunale il rendiconto dell'amministratore. Con questo articolo, ci occupiamo dello “stato di ripartizione” e di quello che i software dovrebbero garantire. Lo stato di ripartizione non è un documento annoverato dal nuovo articolo 1130-bis del codice civile.

Tuttavia, si ritiene che la sua elaborazione e presentazione sia doverosa al fine di consentire al fascicolo di rendicontazione di risultare intellegibile, chiaro e trasparente, a anche perché questo documento è chiaramente richiamato da altre norme di riferimento e serve a rendere liquido ed esigibile il credito del condominio.Ci si chiede se questo sia un elaborato da redigersi secondo il criterio della cassa o quello della competenza: al riguardo, giova precisare come, trattandosi di un atto che dà contezza dei costi prima rilevati nel conto economico (o bilancio per conto verticale) e poi, per l'appunto, ripartiti, è indubitabile come debba seguire lo stesso criterio del conto economico.

Infatti, trattandosi di un documento deputato alla rappresentazione anche dei criteri di ripartizione e all'evidenza dei conguagli di fine gestione che, evidentemente, debbono coincidere con l'avanzo o il disavanzo di gestione del conto economico, non può dirsi diversamente, pena il difetto di chiarezza, completezza informativa e di coerenza e correttezza contabile generale.

Gli errori più comuni commessi da alcuni software in questo elaborato sono:

-Difetti di nomenclatura: il più frequente errore in questo senso è quello di intitolare la colonna “Rate versate” dando contezza sì delle rate effettivamente versate per criterio di cassa entro la fine dell'esercizio ma anche di quelle rate versate dopo la chiusura dell'esercizio ma registrate per competenza, ovvero, in via cumulativa. Al riguardo, per scongiurare criticità in termini di chiarezza, sarebbe opportuno avere due colonne: la prima, intitolata “rate versate” che riassume i versamenti dei condòmini effettivamente incassati entro la fine dell'esercizio; la seconda, intitolata, “Rate contabilizzate” che dia conto di quei versamenti incassati dopo la fine dell'esercizio ma, per volere del condomino pagante, imputate per competenza nell'anno. Inoltre, è opportuno che si dia conto di colonne distinte per i versamenti effettuati in conto gestione corrente, per i conguagli di fine esercizio precedente versati e dei versamenti in conto ai singoli esercizi straordinari in corso.

- Scarsa chiarezza di allineamento ai conguagli delle annualità precedenti o agli esercizi straordinari: lo stato di ripartizione, dovendo garantire il principio della continuità, riprende ed espone anche i saldi di fine esercizi precedenti. A tale proposito, allo scopo di evitare impugnazioni per rischi di novazione dei vecchi saldi, se non addirittura di duplicazione, sarebbe utile dare chiara evidenza di una colonna dedicata proprio alla distinzione dei saldi degli anni precedenti. Questo, consente anche di lasciare fermi i tempi di prescrizione dei debiti verso il condominio che restano, così, riferibili al tempo dell'approvazione dei rendiconti degli anni precedenti. In tal senso, si veda Cassazione 9544/2023.

- Corretta imputazione dei versamenti dei condòmini: lo stato di ripartizione deve riassumere nelle giuste colonne i versamenti effettuati dai condòmini secondo la loro precisa volontà espressa all'atto del pagamento ai sensi dell'articolo 1193 Codice civile. In difetto di causale nei versamenti, l'amministratore dovrà seguire diligentemente le previsioni della stessa norma senza scadere nell'arbitrio di imputazione. Il tutto, in conformità al principio di cui alla Cassazione 2006/2020.Anche in questo caso, abbiamo dato evidenza delle anomalie più diffuse, con il rischio che continua ad essere quello di vedere i rendiconti impugnati.